随着医院规模的不断扩大, 对医用耗材仓库管理的要求越来越高。当前的医用耗材仓库管理系统已不能完全满足我院耗材管理的需求。为改变这一现状, 完善医用耗材仓库管理机制[1], 有必要针对当前医院耗材仓库的实际情况, 开发一套全新的医用耗材仓库管理信息系统。

医用耗材仓库管理系统主要分为入库管理、出库管理、统计管理、量化管理4个模块。入库管理、出库管理是仓库信息化管理系统的基本功能。统计模块的应用方便了管理人员进行各种耗材的核对、查询、统计等工作。耗材的量化管理模块可以对耗材的采购及库存进行统筹规划, 从而节约仓储成本, 同时保障医用耗材的及时供应。

医用低值耗材是指医院在开展医疗服务过程中经常使用的一次性卫生材料, 包括一次性注射器、输液器、输血器、引流袋、引流管、留置针、无菌手套、手术缝线、手术刀片等[2]。其品种型号繁多, 应用量大, 是医院开展日常医疗、护理工作的物质基础[3]。低值耗材入库操作按类型进行统一编码, 实行一类一码。

图1 医用医用耗材仓库管理系统总体构架图  下载原图

入库操作:根据入库耗材, 扫描低值耗材物品条码, 依据数据字典的预先定义, 自动生成耗材名称、规格型号、供货单位、单价等信息, 并同时手工录入入库耗材的数量、有效期限等其他相关信息。

高值医用耗材通常相对普通低值耗材而言, 一般指分属于专科使用、直接作用于人体、对安全性有严格要求, 且价值相对较高的医用耗材[4]。目前, 我院常用的高值医用耗材主要分心脏介入类、人工关节类、外周血管介入类等。

高值耗材由于其价格较贵、质量要求较高、消耗量相对较少等特点, 采用“一物一码”的编码的方法。每件高值耗材在入库之前都分配独立的耗材编码, 对每件高值耗材进行专一的管理[5]。

具体流程: (1) 登记与验收。依据科室提交的采购申请单, 检查入库耗材的规格型号、生产日期、有效期限、生产批号、单价、生产厂家等相关信息。 (2) 打印条码。在核对耗材的基本信息确保无误的情况下, 由系统自动生成条码编号, 采用“一物一码”, 每个单位的高值耗材需要打印唯一的条码编号。

图2 普通入库  下载原图

图3 按发票入库  下载原图

入库方式可分为普通入库 (图2) 和按发票入库 (图3) 两种方式, 分别与补发票、发票录入相对应。如果商品先到, 采用普通入库, 如果发票同时到达, 则可以采用按发票入库。另外, 通过建立多个虚拟仓库, 对不同类别的商品分库房进行管理。

传统的低值耗材出库管理为手工出库, 不仅工作量大、效率低, 而且在出库的过程中容易出错。在实现耗材的信息化出库管理后, 简化了出库流程, 保障了出库工作的准确性。

各科室根据本科室的需求, 通过网络终端, 对所需的低值耗材通过科室耗材管理终端提出领用申请。

申请通过网络递交相关领导进行审核, 系统通过网络将审核通过的申请单下达给仓库管理人员。

仓库管理人员根据通过审核的申请单打印出库单。

科室领用人根据出库单取货, 出库完毕, 由双方签字确认。

高值耗材不经过实物仓库直接送至科室进行出库操作, 科室通过条码扫描枪对高值耗材的条码进行扫描, 同时完成出库操作。完成后将扫描的条码粘贴于患者病历之中。

科室消耗统计主要包括, 科室领用耗材价值总额统计和科室耗材领用明细查询。科室耗材领用总额统计可以提供一段时间内各科室领用耗材总额情况, 科室明细查询可提供各科室领取耗材的详细信息, 包括领货日期、耗材品名规格、价格等 (图4) 。

图4 科室耗材统计  下载原图

医用耗材库存统计按统计模式有全部显示、红牌报警、黄牌报警 (图5) 。全部显示可以查看所有医用耗材的库存情况, 红牌警告显示库存量低于下限的耗材库存量, 黄牌警告显示库存量在上下限之间的耗材库存量。同时, 还能按耗材的类别、规格型号对耗材的库存量进行查询。

图5 库存量统计  下载原图

按供货商统计由供货商供应耗材总额统计和供应商供应耗材明细统计组成。供货商供应耗材总额统计可以对一段时间内购买该供货商的耗材总额进行统计。供应商供应耗材明细统计, 按供货商的不同对数据字典中记录的耗材详细信息进行分组查询。

对医疗耗材实行科学量化管理, 可以有效地节省仓库的存储空间, 减少耗材储运成本, 同时保障医用耗材的及时供应。

常用库存策略主要包括以下基本类型: (1) (Q, s) 策略:也称为连续性检查的固定订货量、固定订货点策略。该策略要求计算机对库存进行连续性检查, 当库存降低到订货点水平s时, 即发出一个订货需求, 每次订货量保持不变, 都为固定值Q。 (2) (s, S) 策略:也称为连续性检查的固定订货点或最大库存策略。该策略同样要求计算机对库存连续性检查, 当库存降低到订货点s时, 开始订货, 订货后使最大库存保持不变, 即为常量S。

这2种策略一般称为定量库存控制策略, 其主要用于控制库存物品的数量, 需要用计算机进行监控, 并发出何时补充及补充多少的信号。

经济订购批量模型需要解决的问题主要是, 确定在各种条件下的最优订购批量。结合我院医用耗材订购实际, 本文对以下2种情况的经济订购批量模型进行了研究。

假定在控制过程中已知全年的需求量, 已知连续不变的需求速率, 所涉及的物资品种单一, 不允许出现缺货现象, 采购条件中不规定价格折扣条款, 每批订货均能一次到货, 不考虑运输费用和采购费用等。通过计算可以得出, 医用耗材的价值越高, 经济订货批量将越小, 订货频率也会相应的提高。

从医用耗材订购实际情况来看, 往往会碰到分批连续进货的情形, 一般需求量较大, 在实际操作中, 难以整批瞬时完成进货, 而是分批连续进货, 而且是边补充边供应, 一直达到最高库存量, 然后不再继续进货, 而是只向需用单位供货, 直到库存下降到安全库存量, 才开始一个新的库存周期循环。

医用耗材仓库管理信息化系统, 克服了传统仓库耗材管理模式效率低, 耗材采购不及时等弊端, 规范了低值耗材、高值耗材的出入库程序, 实现了耗材管理的一系列统计功能, 建立了科学的量化管理体系, 为领导决策及科学管理提供了坚实的数据平台。