改革开放30多年来, 我国经济快速发展, 物质越来越丰富, 特别是进入社会主义市场经济以后, 物资供应彻底改变了以前计划经济时期的贫乏和短缺面貌, 高校教学科研所需的常用物资, 在市场上几乎应有尽有, 对高校物资仓库管理也出现了不同的认识和管理模式。其中一种模式认为, 高校物资仓库既是计划经济的产物, 就应随着市场经济的建立而消亡, 高校物资部门应该搞“零库存”供应, 并列举了不设仓库的种种好处, 如可以减少周转资金、杜绝库存的浪费、节省房屋面积等, 主张取消高校物资仓库[1];另一种认为, 在现阶段继续保留高校物资供应仓库仍很有必要, 这样能更好地为学校的教学科研提供服务。我们是主张应保留高校物资仓库的, 而且应该把物资仓库管好。我校为加强物资供应和管理, 保障教学、科研工作的顺利进行, 设立了专门的仓库, 供应校内各单位各种常用物资, 如劳保用品、实验耗材、化学试剂及药品等。通过多年的管理经验积累, 总结出一套安全高效的管理模式。下面就有关保留高校物资供应仓库的重要性及我校物资仓库管理情况作一介绍。

在实验教学中, 特别是在科研中所需的材料和设备, 许多往往事先无法预计, 但需要时又是非常迫切的。这时设在校园内的物资供应仓库就发挥了优越性, 可在网上查询, 只要填写领料单, 办个手续, 就立即可以领取, 解决问题。

批量购置的单价肯定比零星采购要便宜得多。对高校常用物资实行“集零为整”, 利用供应仓库进行供应, 就能实现批量购置, 为学校节省大量的资金, 达到少花钱、多办事的目的。而且价格是按照供需行情浮动的, 在市场货源充足、需求少时, 价格就下落, 反之在市场货源紧缺、需求量大时, 价格就上浮。高校有了物资供应仓库, 就能实现在最佳时刻批量进货, 使其单价始终低于市场价格, 降低了高校教学、实验和科研的成本。

供应仓库可以对那些市场上不易购置的但确实常有需求的物资实行库存, 以保障实验教学和科研的正常运转。一些专业化很强的物资, 本小利薄, 在市场上容易短缺。这样的物资学校确实常有需求, 应该抓住时机进货, 进行适量库存[2,3]。有了物资供应仓库, 还能对市场不开放的而本校确有需求的特殊物资实现库存, 主要是少数危及人民生命财产安全的物品, 例如剧毒品、易制毒品、爆炸品等, 这些物品学校有需求, 要提前向主管部门申请, 办理审批手续, 集中统一购置。

供应仓库可以减轻采购工作量, 特别是不用教师直接跑市场购物, 达到节省人力、财力的目的。可以设想, 如果没有物资供应仓库, 高校那么多的学院、系、部、所、机关以及它们所属的科、室、项目组等, 各自去市场采购所需物资, 其工作量大得不堪设想, 而且各自采购必然带来各自提货、运输、装卸等工作量, 也势必引起物资管理困难, 财务报账工作量增大, 造成人力、物力、财力的浪费。同时, 学校没有物资供应的大仓库, 势必促使各系、部、项目组等小仓库的生成和发展, 就可能造成管理上的混乱, 增加事故的隐患。而通过学校相对集中的大仓库, 通过有效的管理, 能更好地防止安全事故的发生。

在认识仓库重要性的同时, 还要树立正确的仓储观念。“仓储过时论者”认为, 库存积压是高校物资仓库管理的最大难题, 压缩库存甚至不设立仓库能使其轻易得到解决。压缩库存的优点是显而易见的, 比如库存占用资金的减少、加快资金周转、库存管理成本的降低, 以及规避市场变化而产生的降价、滞销的风险等。但是这种论点忽视了这样一个规律:物流各功能活动的成本效益背反。在物流系统中, 当我们只单纯追求物流某子系统的成本降低, 将会引起其他子系统成本的增加。当库存成本降低时, 其余物流成本必然随之升高, 二者不可能同时降低到最小值。因此明智的做法是在物流子成本和库存成本间找到一个平衡点, 而非盲目地压缩库存。物流系统就是以成本为核心, 按最低成本的要求, 使整个物流系统优化, 它强调的是调整各要素之间的矛盾, 把他们有机地结合起来, 使物流总成本最小。库存水平过低, 会导致缺货成本增加;但库存水平过高, 虽然会降低缺货成本, 但是存货成本会显著增加。因此, 合理的库存应保持在使总成本最小的水平上。

此外, 由于受到不确定供应、不确定需求和教学活动连续性等诸多因素的制约, 库存不可能为零, 基于成本和效益最优化的安全库存是库存的下限。如今某些企业和高校盲目压缩库存量, 试图达到真正意义的“零库存”。事实上, 零库存技术是指在生产与流通领域按照组织物资供应的需要, 使整个过程库存最小化的技术的总称, 而并非单纯地从数量上使得库存为零, 当然也就是仓库必须要存在。

总之, 物资的供应仓库对高校的正常运转和经济利益都有着十重要的意义, 应该给予保留。

我校除了保留物资供应仓库之外, 还对其进行科学的管理。我们的管理理念是:对仓库内部的物资信息进行有序、系统的整合, 使其能尽快、最大限度地转化为教学科研服务, 同时进行仓库教学材料管理创新、技术管理创新, 提高管理信息化的水平, 保证正常教学实验和科研的进行[4]。经过多年的努力, 我校已呈现出以“服务教学、科研的仓库管理模式”的新特点。结合我校实际特点的物资管理方法, 认为对管理模式、管理程序进行有序、系统化整合可提高仓库管理的质量。

加强仓库管理, 做好物资的收发和保管工作, 做到保质、保量、及时、成套地完成物资的收发任务。每位仓库管理人员必须根据储存物品的特点存放好, 保证物资管理的安全, 严防坏人破坏及严防事故的发生。严禁无关人员进入仓库, 不准在仓库内吸烟、烧电炉。物品进库必须有严格验收手续, 对物资的数量、规格、质量、名称等做到准确无误, 同时做好进库的登记手续。物资出库发放必须有领料凭证, 并且手续完备、齐全, 否则仓库管理人员有权拒发材料[5]。另外, 开展技术革新, 不断改善仓库的物资管理工作, 减轻笨重体力劳动, 做到科学管理仓库, 提高工作效率, 使物资尽快地投入教学、科研, 充分发挥物资的作用。

化学试剂是仓库物资重要组成部分, 而且也是仓库安全管理的重中之重, 必须重点管理, 严格按要求存放好[6]。一般的化学药品要按无机物、有机物、生物培养剂分类存放。无机物按酸、碱、盐分类存放, 可按单质、氧化物、酸、碱等分类。盐类中按金属活跃性顺序分类存放 ( 盐类较多时, 可以按照酸根分为卤化物、硫酸盐、硝酸盐、碳酸盐) 。指示剂等按顺序独立存放。有机物按烷、烯、醛、酮等分类存放, 其中生化类试剂要按要求低温干燥储存。对于一些不稳定试剂, 在储存过程中常因保管不当而变质, 所以必须根据药品的不同性质, 分别采取相应的措施予以保存。对于一些有毒有害的危险药品的储存就要更加严格, 如一些易燃易爆物品、强氧化剂、强腐蚀性药品、剧毒药品等, 必须严格按照相应储存方法保存。

另外, 化学试剂在存放过程中会发生不可避免的损失。常见化学试剂的库存损失分为挥发损失、潮解和风化损失、分解损失、氧化损失、聚合损失、标签脱落损失等类型。针对不同类型的损失, 预防和避免损失的方法也各异[7]。在存放中应尽量把不同性质的化学试剂分类、分库存放, 使库存损失降到最低限度。

学校实验室在教学、科研活动中产生的大量废液, 不同程度地具有易燃性、腐蚀性、反应性和毒害性, 有的甚至还可以致癌, 如果不加以任何处理而直接将它们排放到环境中, 就会严重污染环境, 损害人体健康。对于仓库中包装破损、过期的药品试剂、无标签的废弃药品, 不能随意丢弃, 学校应及时组织分类收集、定点存放、专人管理、统一处理。采用适当方法尽可能回收有用的物质。对不能回收利用的废弃物, 通过物理、化学、生物等方法进行最终处置, 将化学危险品废弃物分解为无毒或毒性较小的物质[8], 对于废弃的放射物质、易爆品、剧毒难以处理的化学危险品应送有关专业部门进行处理。

仓库管理人员应有计划地清查货物, 掌握库存物品的消耗和库存数量盘底, 并做好计算机数据信息管理。对库存相对较多的物品于学期初计划中相应扣除。对于仓库库存物品一般应本着先入先出的原则发放, 有利于试剂的保存, 避免因过期而造成的浪费。仓库管理人员要注意管理好哪些是有限存放寿命的药品, 如有效期已过, 不能使用就应从库中清除报废。

加强检查, 及时消除安全隐患。药品除了按照要求分类存放外, 还应该严格执行化学药品在库检查制度, 对库存试剂必须定期检查包装是否完好、试剂有无过期 (有无变质) 、标签有无脱落 (或模糊不清) 、危险品有无混放等现象, 发现有变质或有异常现象的要进行原因分析, 提出改进贮存条件和保护措施[9]。另外还要注意检查各类消防器材是否完好, 仓库有没有漏水、漏电等安全隐患。发现问题应协调相关部门及时处理, 消除安全隐患。

由于仓库管理人员所从事的工作是一项专业性很强的技术工作[10]。仓库必须由专人保管, 对管理人员的要求相应较高, 要求其工作态度认真负责, 有很强的责任心, 且又懂化学危险品特性和消防知识等专业知识。定期对管理人员进行专业培训, 提高仓库管理员对安全的重要性理解和认识, 提高其操作能力及处理各种突发事件的能力。

在利用传统手段管理好仓库的同时, 在以下几方面我们仍需要进一步改进:

(1) 利用计算机技术等先进手段加强仓库管理。仓库的管理应充分利用现代管理技术和手段。比如, 利用计算机网络技术等, 使学校与院部之间、院部与院部之间能随时了解库存物资的情况, 随时交流, 调配使用和促进流通。此外, 还应对库存品种、数量和进货时间进行分析研究, 使库存物资的库存指标达到最佳状态。

(2) 制定合理的储备定额。只有当物资需要量和储备量指标确定后, 才能经常掌握和监督物资库存动态, 使库存量经常保持在合理水平上, 以最少的储备周转资金, 最大限度地保证需要。

(3) 积压物资的妥善处理。积压的物资一方面无效占用仓储运营资金;另一方面由于仓储时间过长会发生物理、化学变化, 在不同程度上造成物资形态性能上的损坏;还会随着时间的推移, 由于贬值而造成无形损耗, 等等。这不仅会造成不同程度上的经济损失, 还会使管理人员进行无效劳动。因此, 定期对库存物资进行检查分析, 及时处理仓库中的积压物资, 是提高经济效益的有效途径[11]。了解库存物资特性, 及时对过期或已无使用价值物资进行报废, 或通过校际间开展库存物资协作服务, 调剂余缺。

综上所述, 物资的供应仓库对现今高校的教学科研工作仍有着十分重要的意义, 应该给予保留。而仓库的管理是一项要不断完善、常抓不懈的基础性工作。对仓库进行有效的管理, 对遏制因教学物品引起的教学事故的发生, 更好地保障教学、科研工作, 有着极其重要的意义, 每一个仓库管理工作者将为此而努力。仓库的安全不仅需要全体师生强化安全和环保意识, 而且仓库的管理和使用一定要制度化, 规范化。