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    基于钉钉的铁通工程仓库管理系统的设计

      信息来源:   发布时间:2021-07-31  点击数:

    0 引言

    随着中移建设无锡分公司的成立,铁通工程类业务进一步得到拓展,除了中标各类社会面项目,又陆续中标无锡移动设备、管线、室分等项目。面对不同专业的数百种材料、设备,每天的进出库频繁,收发量较大,传统的基于纸质领料单或电子表格记录的繁琐和难以追溯性已经不能满足现有仓库管理的要求。受疫情影响尽可能降低人与人之间的接触,远程办公、在线协同、移动信息化办公成为当前各行业的刚需,需求变得越来越迫切。无锡铁通在集团公司在“以科技创新引领管理、服务创新驱动公司高质量发展”战略思想的指导下,积极开拓互联网思维,以钉钉为基础和载体,结合第三方应用软件——简道云,开发了一套基于手机端+电脑端的包含入库审批,出库留痕,物料查询,月底盘点等功能的工程仓库管理平台。

    1 传统方式仓库管理体系的现状

    公司涉及仓库管理的业务部门因业务开展形式不一样,不同的业务的仓库管理模式也不一样,加上各部门多专业、多品类的物料高频次的进出库需求,在人员配备不足和物资管理系统支撑功能不强的情况下,无法支撑日益繁琐复杂的多形态管理需求。

    沟通流程方面,有些工作需要几个部门的相互配合才能完成,但目前缺少科学的流程设计,导致某些管理工作在各部门交接衔接过程中,存在空档期,传统的纸质流程审批费时又费力,特别在复杂业务流中,一份审批文件,发起人需要跑上跑下,心力交瘁,审批人也要面临工作被打断的困扰。工作效率无法提高,更无法完成。

    2 基于钉钉的铁通工程仓库管理系统设计

    2.1 系统软硬件设计

    软件:钉钉(Ding Talk)是阿里巴巴旗下的一款企业管理软件,它可以在多平台进行操控,如PC端,Web端和手机端,且支持手机和PC间的文件互传。钉钉作为一个基础平台,提供了基本的即时通信服务,同时,因其基础功能的应用部署,比起自主开发独立APP,大大节约了前期成本。简道云是一款可自定义的零编码的功能强大使用简单可快速入门的免费开发工具,可以在钉钉、微信等平台运行使用。相比于代码开发需要高昂的时间、人力成本,且由于业务变化很快,系统开发完成后,需求又变了的情况时有发生;相比于标准进销存系统虽然价格低,但只会解决行业的80%通用问题,但功能缺失较多,支撑常常出现盲区,简道云以其高灵活度、高性价比、简单易操作开发方式能快速实现进销存个性化功能的开发而完胜以上两种系统模式。

    硬件:可经由有线宽带或无线网络访问钉钉服务器的终端(PC、手机或平板电脑均可),根据工位的数量配置一定数量的终端。无线扫码枪若干,方便有条码的材料的出入库扫码登记。

    2.2 流程设计与系统应用

    2.2.1 系统功能模块与流程的设计

    该系统系统属于工程管理信息系统下的仓库管理子系统,系统包括基础管理、进出库管理、条形码管理、废旧物资管理和库存分析五个模块,其中进出库管理模块包括出库、入库、项目退料;库存分析模块包括条形码设备出入库明细、设备进销存报表、材料进销存报表,其功能结构图如图1阴影部分所示。

    图1 工程仓库管理系统功能结构图

    图1 工程仓库管理系统功能结构图   下载原图


    系统业务功能架构见表1

    表1 系统主要业务功能架构     下载原表

    表1 系统主要业务功能架构

    简道云作为钉钉平台的第三方应用,通过关联其和钉钉能实现通讯录的共享。管理员可将钉钉中的成员同步至简道云通讯录,在简道云通讯录中设置相关角色,实现团队使用及权限管理。系统通过表单来收集管理数据,表单设计通过对字段的托拉拽,字段属性的设置完成,因此系统涉及单次入库或出库时涉及多类别物料或设备,表单设计时运用了子表单,便于随意添加变量。运用表单的校验功能,对不满足校验条件时进行提示,如当出库数量大于库存数量时,提示库存不足。流程设计主要应用在出入库等需要审批的流程上,系统共设有四个节点,节点负责人均为业务管理部门相关人员,根据流程设计的审批节点在其工作台上将显示代办任务。数据设置中两个重要的部分,一是数据多级联动,是实现一张表单对另一张表单中已录入的数据直接或有条件地调用,如在发起出入库申请过程中调用物料分类表和设备粉料表。二是扫码功能的运用,对支持扫码录入数据的单行文本字段设置勾选扫码输入,在填写表单时可以进行扫码并显示到单行文本中。权限的设置主要是操作权限的设置,设置单个应用的子管理员为部门主管,再由其对相关应用进行权限设置,如库管员不得对系统的出入库数据及库存数据随意更改,字段的权限勾选项可见和可编辑,根据情况对不同的成员进行设置,以实现更精细的权限控制,达成团队协作。

    整体流程设计如图2所示,以材料的入库、出库到生成报表的过程作为主线进行配置,按是否有条形码这一属性将材料再分成物料(无条形码)和设备(有条形码)两个方向,实行对有条形码的“设备”材料的重点管控。整个系统设计包含了入库流程,出库流程,项目退料退料流程,最终生成进销存报表以支撑物料查询、月底盘点,所有流程均可多终端实时操作,实现远程线上管理。

    图2 进销存设计流程

    图2 进销存设计流程   下载原图


    2.2.2 材料入库流程设计

    材料入库包含无条码物料入库明细和有条码设备入库明细,仓库管理员分项目按照实际到库时间根据材料属性(有/无条形码)在同一页面分别录入(其中有条码设备可以根据条码作为唯一识别号进行追溯),发起入库审批申请,同步上传纸质签收单。便于追溯、核对数量和签收人员。在表单设计时,需对某些字段属性、取值、关联关系、时间判断等进行条件校验设置。如,入库时间与系统时间一致,出库时间不早于入库时间。物料、设备类别与名称规格的自动校验。入库申请可根据项目/站点名称关联项目的基本信息(项目负责人姓名、电话、)。项目负责人审批,并填写审批意见,未审批的信息,可由审批人驳回重新填写。审批通过后,入库的所有内容即刻生成条目,已生成条目的内容不得再更改,如需更改,要向主管申请并说明原因后由主管人员进行修改数据。

    2.2.3 材料出库流程设计

    按项目出库,选择物料类别及名称规格后,自动显示库存数,校验领用数量需小于或等于库存量,领用时间需晚于入库时间。有条码物料仅可根据条码进行出库,避免出库混乱,支持手机或无线扫码枪扫码录入条形码,以提高工作效率。同步上传纸质签收单,签收单的上传可核对领用人和数量,便于追溯。出库完成后,生成相应出库明细,库存数量自动核减。点击生成的出库明细条目可查询详细情况及签收单图片。

    2.2.4 项目退料流程设计

    按项目退料,分为废旧物资退料和未使用物资退料。废旧物资退料不改变物料库存,未使用物资退料则增加相应数量的物料库存。

    2.3 基础数据表设置

    根据收集到的信息(包含物料类别、设备类别、名称规格)在简道云设计后台进行基础数据表单设置,可实现物料/设备类别与名称规格的一对于或一对多对应关系。

    2.4 统计报表设置

    物料库存情况及出入库明细均可联动查询,手机端同步,便于管理人员随时查询。系统设置查询功能,可根据不同条件(项目、出/入库日期、物料/设备类别、名称规格、条形码等),查询显示物料/设备库存数,仓库管理员可根据统计数进行实物盘库、项目管理人员既可根据库存情况判断是否需要补充物料,也可按项目统计物料设备领用情况从而判断项目进度情况。可实时查询出入库汇总及库存情况,也可按物料类型查询。条形码设备状态可查询,可追溯,所有在库设备条形码自动形成报表,点击明细可关联详细情况及签收单图片。

    2.5 权限设置

    根据风险防控要求,目前仓库管理员只可录入和查看数据,修改需要向主管申请并说明原因后由主管人员进行修改数据,确保数据录入准确合规。

    3 应用举例

    3.1 材料入库

    仓库管理员电脑端和手机端安装钉钉后即可以登录使用,可随时随地不受局域网限制,可以实现出入库登记申请、在库物料实时查询,支持远程操作。平台替代了原有纸质流程的繁琐与迟缓,但又将纸质单的确认功能保留,平台可以将入库的签字确认单,作为附件上传至对应批次的物料录入条目内,相互核对检验,避免差错。

    图3 材料入库操作界面

    图3 材料入库操作界面   下载原图


    3.2 物料溯源

    可实时显示物料出入库情况,且可按照设备类别、名称规格进行分别统计,为盘库提供精细化数据支撑。根据物料类别(有条码/无条码)分别进行查询,出入库汇总表可导出。可统计库存设备条形码明细,根据条形码可追溯有条码设备出入库情况及领用人签收单图片。

    图4 库存情况查询

    图4 库存情况查询   下载原图


    4 效益分析

    该工程仓库管理系统易上手,可视化操作便捷,大大缩短了平台适应期。人工适应时间成本压缩至一天。信息化手段的使用使基础资料管理更加完善,文档利用率提高。该管理系统可及时呈现出入库情况,可根据时间段、物料种类及时查询,缩短了工作时间,大大提高了工作效率。库存的及时查询,业务管理者可以根据库存情况及时发现提出物料告警,及时补充物料,避免了因物料短缺导致工期拖延。对于提升施工进度和效率,进而提升用户满意度具有积极的作用。也能避免因压库导致资源浪费、资金使用率降低,对提升公司效益起到了一定的作用。

    由纸质存档查询物料出入库情况,或者由电子文档统计出入库情况较为繁琐,无法适应移动工程物料种类繁多、品名不一和领料出库时间灵活等问题,且传统的出入库手续花费时间较长。新系统上线后,审批流程均通过电子化实现,减少用纸量。审批人可不受时间、地域限制进行实时审批,也改善了物资领用人为了审批签字公司、仓库来回跑的现象。系统自使用以来,节约至少一人的人工成本,加上节约的纸张成本,每年节省成本近10万元。

    5 结语

    该系统去除了传统方式的仓库管理的收发货物清单不清晰,不能实时反映物料情况等物料管理的“弊痛”,使得物料管理工作更高效、更便捷。流程去纸化也为公司节省了纸张成本,系统似乎并没有太多的新颖之处,看上去只是实现了很多进销存系统都能实现的基本功能。但基于钉钉、利用简道云开发的这套平台以较低的信息化成本把公司的业务管理挪上了云端,公司员工带着手机即可随时随地办公,时间、空间限制被消除。且简道云功能强大、使用门槛低,通过简单的拖拽,就可以根据公司/部门的个性化需求、搭建数据管理系统,公司其他部门也可以根据个性化需求、搭建符合要求的应用,且简道云能实现各应用间数据打通,从根源上打破数据孤岛,从一定程度上看,有利于实现整个公司的数智化转型。此次工程仓库管理系统的上线使用,与中国移动“全力推进数智化转型,实现高质量发展”思路高度契合,也是打开了一扇窗让我们领略到了先进的大数据和云技术给经营生产带来的便捷和高效并激励我们朝着更高、更快、更强去努力。

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