发电企业物资管理, 是对发电企业实际生产过程中所需要的各类生产材料的采购、储存、保管和使用等活动的管理, 按质、按量、按时地供应企业所需的各种物资, 保证企业生产经营活动的顺利进行。

发电企业在物资管理方面存在管理手段和方法方面的瓶颈和困局, 物资仓库站点分散、同一设备名称不一致、物资分类混乱不科学、各类零备件重复、信息沟通不畅、数据“孤岛”无法共享等问题。这些问题是发电企业甚至国内企业面临的共性问题。企业可以通过信息化手段加强对电厂物资科学化管理。以计算机信息技术为手段, 通过业务流程再造, 建立健全业务规章制度, 整合和优化有效管理资源, 实现物资管理信息系统的研发和应用。利用“数字化仓储”系统, 同时通过与发电企业自身财务系统的接口集成, 实现企业业务流、信息流、资金流的有机结合。企业信息系统的建成, 将会大大提高发电企业物资资金周转率, 最大限度降低库房流动资金占用率, 同时可以大量节约银行利息, 可以有效解决发电企业日常生产经营中普遍面临的资金压力大等问题, 为企业健康快速发展打下坚实基础。

①分散的物资管理, 造成了库存流动资金占用较大, 给企业正常生产经营带来了较大的资金压力;②库存积压物资庞大, 重复采购现象严重。由于物资信息不能共享, 物资分类不科学, 编码混乱, 同类储备物资很难综合调剂, 物资大量积压, 生产成本不断增加;③大部分发电企业仍然使用原始的手工记账方式, 在物资科学管理分类方面比较落后。库存盘点时实际物资数量与账目数量不符, 物资管理人员多, 工作效率低;④部分发电企业虽然使用了计算机管理库存, 但物资管理多以单机模式为主, 物资数据无法实时分享, 形成了发电企业内部封闭的信息孤岛, 很难全面及时地掌握库存物资的动态信息。

①缺少物资计划过程管理。物资需求计划提出后, 是否正常流转审批、物资合同签订情况、供应商信息、物资到货情况等信息, 申请计划部门无法及时有效掌握, 普遍存在计划重复上报情况;②对发电企业物资仓储情况和物资成本情况无法实时掌握, 物资成本调剂现象时有发生, 仓储物资实际数量与账目上不一致;③分散的采购和落后的仓储管理, 无法在现代市场经济下发挥集中招标采购的竞争优势以及合理利用代储代销发挥买方市场优势;④实时物资成本监控管理的需求越来越迫切, 发电企业生产部门已经迫切提出物资核算到部门、到专业、到班组以及到个人的内在管理需求。

①未实现财务业务一体化管理, 存在物资到货不及时、价格变动较大、估价入账不准确以及财务核算不及时等现象;②物资管理机制存在漏洞。急需物资进不来, 不急需的物资库存量占用越来越大, 物资计划管理与物资预算管理严重脱节;③供应商及付款管理不规范, 亟须建立供应商评价及付款管理规范制度;④传统的手工记账模式, 滞后的物资信息反馈, 难以满足现代化企业物资管理的需要。

通过对发电厂物资库存管理进行流程设计和流程再造, 实现全流程、全过程计算机规范化管理。①要实现从物资申请部门通过内部网络提出物资需求计划, 部门专业人员网上汇总需求, 相关领导网上会签审批。最终实现采购计划, 物资到货后的入库、出库的全流程闭环管理。②要实现物资网上招标采购流程规范化管理, 加强供应商评价管理, 实现网上招标率100%。③要严格遵循物资出入库管理以及财务付款管理。物资管理除了要有规范的全流程管理, 还要有相匹配的各项规章制度, 最终形成各环节人员相互监督制约机制, 这样才能真正实现物资的现代化管理。

发电企业物资管理内容涵盖预算、计划、招投标、合同、仓库、资金、统计等业务, 如何将物资业务有机整合, 是实现物资计算机全过程规范化管理的关键所在。发电企业物资信息化管理系统应包括计划管理、合同管理、出入库管理以及查询管理4个管理模块。

各业务部门根据生产任务、日常维护、技术改造、科技创新以及机组计划检修等项目的安排, 参照实际物资库存情况以及企业下达的年度总预算情况, 合理准确编制物资计划。然后经过业务流程审批, 报计划管理部门。计划管理部门根据计划需求, 合理安排分批采购, 有效控制物资采购计划, 实现计划闭环管理。

物资采购人员收到采购需求计划后, 根据物资实时库存情况, 合理分配和安排采购方案, 生成物资采购单。招标人员根据招标管理规定, 在招标采购网上进行招标采购, 严格审核投标方资格, 按照招标管理流程, 完成招投标。招标过程中要确保采购人员、计划人员以及招标人员三方独立。招标委员会确定中标单位和价格后, 由采购人员在系统中立项录入相关信息, 包括供应商信息、招投标依据、招投标中标结果等相关信息, 然后启动合同审批流程。经过合同报批、合同用印、合同生效等流程, 完成合同闭环管理。

物资采购人员依据计划、物资采购单及采购合同, 生成物资入库单。物资入库单应标明供应商名称、采购单编号、合同编号、规格型号、计量单位、入库数量等信息。仓库管理员清点实际入库数量, 并在物资系统中确认。物资系统根据实际入库数量生成入库凭证, 作为物资采购合同结算依据。

物资管理信息系统记录物资采购全过程管理, 可以对物资计划、招标、合同、出入库、库存以及付款等信息进行实时查询, 从而达到了物资规范化管理。上述物资管理信息系统的实施可以实现物资全流程闭环管理, 有效解决了发电企业日常生产经营中普遍面临的资金压力大等问题, 为企业健康快速发展打下坚实基础。同时, 物资管理信息系统也是杜绝商业贿赂的重要手段, 是发电企业亟待建立信息化物资管理的一个比较典型的案例。