电脑管理信息系统是以计算机系统为基础, 辅助企 (事) 业各级管理人员进行管理决策的信息系统, 其任务是进行原始数据的收集、传输、存储、加工和输出等处理, 为各级管理人员提供决策时所需的信息 (或数据) 。信息处理 (或称数据处理) 的基本原则是“用正确的程序, 正确的方法, 去处理正确的数据”。对数据的要求是准确、及时和适用。

在现代化企业的生产活动中, 从原材料的投入开始, 经过一道道生产工序, 直至最后制成产品, 就是物质不断改变其形态的过程, 称物流过程。物流过程的每个环节都伴随产生大量的反映物质状态和特征的信息 (或数据) , 这些数据对企 (事) 业的生产、经营管理又有着重大的影响。反映在仓库库存管理方面的数据, 则为一个公司的经营决策和活动、生产计划、成本分析以及产品质量跟踪等提供了重要的信息。

本人工作的单位是一个管理多品种、多物品、对全校教师、员工服务的单位。每年的进出库存达30万。品种之多、数量之大是可想而知的。全凭几个工作人员手工操作, 不光费时费力, 而且准确程度不高。基于此, 本学校开发了一套库房管理系统, 通过多年的实践和不断的完善, 已经取得了令人满意的效果, 以下就该系统的设计思想和具体操作做一简要概述。

本管理系统由以下几个系统组成:录入系统、数据处理系统、查询系统和打印系统。录入系统录入原始的数据, 然后经由数据处理系统进行计算、索引、归类等处理, 最后可以方便地在查询系统里查询或在打印系统里打印各类报表。

可选择入库单录入、发票单录入、领用单位录入。具体的录入程序如下:

入库单录入:每次把购物的清单和物品在送货人和库房管理人员核对无误后, 按物品的品种、数量、入库日期分类录入计算机系统, 形成一个入库的数据库, 为以后的查询提供便利的服务。

发票单入库:在没有入库单的情况下, 可直接从市场上购买库房所需的物品, 在采购人员和库房管理人员核对物品无误后, 安照入库单录入程序录入。打印出来的入库单据和发票交给会计做财务上的处理。另:如物品有保质期, 一定要看清楚保质期的时间, 避免给教学、科研、后勤的服务带来不必要的麻烦。

领用单位录入:领用单位在领取物品的时候, 需要开据领料单。单据上要盖上单位的公章、负责人签字、经办人签字、科研经费、办公经费、教学材料费等。手续齐备后, 分类录入计算机系统里, 系统会打印出领用物品的清单, 包括:领用单位、物品的名称、数量、单价、总价、日期及经费来源等, 为以后做数据处理做好准备。

该系统分为数据索引、数据备份两部分。

数据索引:此项功能主要供电脑程序管理员修改程序或数据库后使用, 此处不赘述。

数据备份:仓库每天进出数输入完毕后, 一定要进行数据备份, 将数据拷贝到U盘或其他地方, 以防由于人为错误、电脑故障、病毒或其他因素引起的数据丢失, 造成无法挽回的损失。

可按时间、品种、单据号码、浏览来查询、修改或删除入库单、出库单等。

入库查询:可查询任何一天的入库物品, 包括入库时间、物品名称、规格、价格、采购单位、库存数量等, 可对任何一入库进行修改或删除。

出库查询:可查询任何一天的出库物品, 包括出库时间、物品名称、规格、价格、数量、领用单位、经费来源等, 可对任何一出库进行修改或删除。

库存查询:可查询现有的库存数量、总金额、物品明细等。但不能进行库存修改或删除。

可打印进库报表、出库报表、退货报表、修改报表、月报表、库存明细表、财务报表等。

进库报表:按供货单位、发票号码、入库单号、时间打印进库报表。

出库报表:按领用单位、经费来源、时间打印出库报表。

退货报表:按供货单位、入库单号或发票号、时间打印退货报表。

修改报表:按修改的日期、修改单号、领用单位、时间打印修改报表。

月报表:按月统计出进货数量、出库数量、经费来源打印月报表。

库存明细表:随时可以统计现有的库存总数量、总金额。包括每个物品的单价、总价及数量打印库存明细报表。

财务报表:按经费来源、领用单位、利润报表等打印财务报表。

综上所述, 该系统功能多且操作方便。在仓库管理方面, 提高了工作效率, 减少了人为错误、遗漏, 保证了进出仓库数量的可靠性, 节省了人力, 降低了成本, 重要的是能及时准确地提供各种库存信息, 为全校的科研、教学、后勤服务提供了良好的条件, 保障物资供应和实现合理库存提供了依据。这套系统的成功开发, 更使我们感到了电脑管理信息系统是现代化企 (事) 业管理地发展趋势, 必将极大地提高现代化企 (事) 业的管理水平。