手术器械和设备都是手术室的资产组成,手术器械的仓库管理未受到足够重视,存在许多问题,如库存断档、堆积、实际数量与登记数量不符、申领错误等,不符合医院要求的精益管理模式。手机软件作为时下热门的信息平台,兼顾实时通讯、资源共享的功能,在医疗行业得到越来越广泛的应用[1]。我院是一所三级甲等综合性教学医院,年手术3.6万例次。笔者在手术室二级库管理的基础上,对现行手术室器械仓库管理存在问题进行分析,选择合适手机仓库管理APP工具(市场上免费手机仓库管理软件),在手术室器械管理中进行试用,实现手术器械仓库管理目标——信息化、便捷、高效。
根据实际月损耗量选取器械更换排名前30的备用器械(平均损耗>6把/月);排除器械更换排名30名以外损耗率较低的不常用器械(平均损耗<1把/月)。将我院2018年5—11月运用传统方式管理的30种手术室备用器械设为对照组,将2018年12月至2019年5月30种运用手机仓库管理软件进行备用器械管理设为观察组。两组一般资料接近。
(1)医院采购部申领系统对器械只有采购入库数量不支持后续使用减库,只能采用手工登记出入库。(2)器械数据量大填写费时,仅对具体规格、数量进行登记。(3)备用器械每半年总盘点1次,库存量与实际出入大。(4)器械存放在供应室平时无专人管理,使用过程中发现库存不足时供应室人员电话告知手术室库管员,库管员收到申领通知后需查阅相应器械型号价格等数据后再进行申报,流程上已经滞后,从申领→采购报货→审批→到货需要1个月左右时间,中间存在器械断档风险,影响手术周转,且易发生同一品种不同规格之间的数据查阅错误,导致报错货。
(1)备用器械集中放置在手术室器械仓库,按专科类别分柜分组进行可视化摆放,设置库位码,由二级库人员专人负责管理。(2)运用免费手机仓库管理软件建立备用器械库存仓,将备用器械按专科分为妇科器械、普外科器械、神经外科器械、胃肠外科器械、通用器械等20大类,通用器械按止血钳、剪刀、吸引管等细分为50小类。(3)对所有备用器械进行总盘库并逐一拍摄图谱上传至仓库管理软件,输入器械规格、型号、进货价、经销商、库存量、库位码、使用范围等信息产生器械库存。(4)根据实际月损耗量设定低限自动报警值。(5)遇损耗增添时选择相应规格型号制出库录单减库存,遇器械到货时制入库录单增库存。(6)每月末总盘点1次,系统生成盘点单供回溯。(7)每季度分析统计报表内出入库总量对器械库存量按需进行微调。(8)护士长及二级库人员随时可翻阅手机查看器械库存量及具体数据报表,需申领时直接根据管理软件内维护数据上报,无须另外查阅价格等数据,可减少申领工作量,降低报货错误率。
两组器械断档、器械实际数量与登记数量不符、器械申领错误情况。
应用SPSS 22.0统计学软件,计数资料以百分率(%)表示,采用χ2检验,P<0.05为差异有统计学意义。
器械断档:对照组8种(26.7%),观察组0种;器械实际数量与登记数量不符:对照组25种(83.3%),观察组0种;差异均有统计学意义(χ2=7.07、42.86,P<0.01)。器械申领错误:对照组4次(6.6%,4/61),观察组0次(总共申领56次),差异无统计学意义(χ2=2.08,P>0.05)。
传统人工登记方法无法满足手术器械数据随时随地查阅的工作需求,且受场地、电脑技术限制。利用手机软件APP,能随时读取各报表信息,达到手术器械标准化管理、三区域仓库同质化、手机软件可视化、操作便捷化、仓管5S等,避免浪费、体现精益原则[2]。利用手机软件APP,手术器械照片、规格、产地、价格信息同步准确导入,读取方便。有效地改善了临床使用中较多的器械更换、调配错误和多次跑动问题,保证器械供给的及时性。手机软件APP自动生成各报表,器械管理员定期清查各报表,分析处理各数据值,清晰把握手术器械流向,入出账目一一对应,提高仓库周期盘点效果。仓库器械设置库存上限域下限警示提醒提高质控水平,器械物流时限提醒缩短器械流转周期,提高质控管理。手术器械入、出库的动态管理信息,为手术室资产提供精确数据,实现实时有效的资本控制。实现手术器械科学量化管理,有效节省仓库的存储空间。
本文结果显示,观察组器械断档率、器械实际数量与登记数量不符率、器械申领错误率均低于对照组,手机信息化技术的高速发展给工作带来的便捷显而易见,对备用器械进行软件管理是大势所趋,保证库存为手术顺利进行提供有力保障。