军队院校教研保障仓库是保障教学活动正常开展的一个重要实体,承担教材、教具、劳保用品和训练器材等各类教学物资的保管、发放、回收任务。随着院校教学改革的不断深化,教学物资保障的精细化、精准化要求越来越高。但教研保障仓库大都是非编单位,缺少正式编制人员,而且信息化程度普遍较低,仓库管理的难度较大。因此,构建一套基于校园网、能够实时动态反映库存情况、可以实现网上物资申领审批的管理信息系统,对于提升教研保障仓库管理水平,提高教研保障效率效益具有很强的现实意义。

军队院校教研保障仓库作为教研保障一线单位,对保障教研活动正常开展、提升人才培养质量发挥着重要作用。但从调研了解的情况看,军队院校教研保障仓库人员变动大,信息化建设投入较少,管理信息系统建设普遍滞后,管理信息化程度较低,一定程度影响了教学与训练的正常开展。

教研保障仓库的建设改造一般由各院校根据自身情况实施,其账目、数据也都是自建自用。上级部门没有统一的标准规范,也没有为院校配发相应的管理信息系统与设备,因此,各院校仓库管理信息系统的建设水平参差不齐。有的系统建设年代久远,甚至基于Windows 98开发的系统仍在使用,这些系统功能单一,无法再升级和扩展,只能进行简单的电子化操作。还有部分单位依然采用人工进行信息管理,使得仓库物资信息更新滞后,造成高成本投入、低效率管理的局面[1]。

随着军队院校数字校园建设向智慧校园建设发展,院校业务信息系统建设一日千里,教务管理系统、人员车辆管理系统等系统应用已非常成熟,人脸识别、大数据分析技术都有不同程度应用。但仓库管理系统建设仍未引起重视,原有系统兼容性较差,数据接口不规范,甚至有的根本没有数据接口与其他平台对接,无法与其他业务系统共享数据,导致仓库管理系统成为一座“信息孤岛”。

教研物资保障业务涉及多个单位,仓库数据需要面向多方人员。由于现有的仓库管理系统架构落后、功能不全,物资的出入库需要多次操作才能完成,仅依托系统难以获得库存动态数据信息,还需要辅以电子表格和纸质账本核算,管理保障效率低下。仓库管理人员多为社会聘用人员,流动大且专业化程度低,依靠现有管理系统实施保障力不从心。

现有系统数据不全,仅能管理部分物资,无法录入的信息只能用电子表格代替。由于仓库物资出入库比较频繁,库存随时变化,组织盘点费时费力,数据也无法做到精准统计。大项任务保障前,业务管理部门需要反复与仓库沟通核实,有时由于底数不清,盲目补充资源,造成闲置浪费,有时又因数量不够需要紧急采购。数据的不精准和滞后,导致无法进行科学分析,影响保障决策。

院校教研保障仓库储存的物资品类繁杂,保障对象多,计划性和临时性保障任务交杂,与其他社会仓库存在较大区别。要实现现代化军事仓储管理的目标,就必须实现管理的信息化和智能化[2]。教研保障仓库管理信息系统的开发应紧贴院校教研保障实际,细致梳理当前保障人员需求,把准教研保障仓库工作特点和任务规律,尽量简化、优化保障手续,减轻用管人员工作量。同时,要重视数据的应用,通过系统数据的不断积累进行决策支持。

教研保障仓库入库物资多样,需要采集的信息不尽相同,各种物资应根据自身属性的不同定制专属字段。例如教材记录的是名称、出版单位、著者、出版年份等,教学用图则需要记录名称、范围、图号、比例尺、测绘年份等,需要分门别类地建立后台物资数据库,而前台操作也要呈现相应页面登记录入。

教学训练物资不同于其他仓库物资,除了教材、教具文具、劳保用品和低值易耗品是发放物资,相当部分物资(如训练器材)是循环使用的,使用完毕后还需要回收入库。系统要对不同物资进行预设,不同保障方式的物资申领或借用要按不同的流程进行信息流转。此外,根据不同需求,申领时按不同保障模式自动生成申领或借用单,再进入审批审核流程。归还物资时,按照预定流程进行回收入库。

教学物资主要实施按需保障,需求单位只负责提报需求并关注物资是否领到,而物资的保管、盘点、核销都由仓库管理单位负责。教学物资年出入库量比较大,涉及经费较多,仓库要详细记录好出入库情况和其他损耗情况,必须要做到账目清楚、账物一致。系统不仅要能够留存审批审核的流转信息、物资损毁记录,还要留存领用人的证件、样貌和签字等图片信息,并且这些信息要与其申领单绑定,做到物资流转过程可追溯。

教研保障仓库除了计划性保障任务外,还存在大量的临时性保障任务。计划性任务根据教学计划,可以测算出相关物资需求。但一些突发性、临时性任务,往往会造成库存不足,需要保障部门进行紧急补充,也会带来一定采购风险。系统要提供实时库存数据供需求单位和业务部门查询,还要提供物资预警功能,当常用物资库存低于警戒线时能发出提醒。

为提高仓库使用效益效率、优化物资领用流程,系统应根据用户实际使用的场景和用户类别,创建系统管理员、仓库管理人员、单位负责人和教工4种角色。系统管理员负责系统参数配置,基础数据录入等工作;仓库管理人员负责查看仓库信息,操作仓库物资的入库、借出、归还以及查看仓库物资信息;单位负责人负责审批本单位物资借还申请单和物资损毁说明;教工可以查看仓库信息,填写借还领用申请,填写损毁证明等。

教研保障仓库管理信息系统的核心流程主要包括出库流程和入库流程。出库流程可分为两种方式:一是根据机关下达的保障任务,仓库直接将物资发放给需求单位;二是需求单位通过系统选择所需物资,经过审批和核实后,发放物资,完成出库流程(如图1所示)。

图1 出库流程  下载原图

入库流程也分为两种方式:一是业务管理部门根据需求采购相应物资后移交仓库,仓库管理员接收到物资后,完成入库操作;二是用户归还借用物资和物资损坏丢失的报废流程(如图2所示)。

为方便用户在校园网环境内使用,系统采用B/S架构,即浏览器/服务器架构,用户通过浏览器登陆使用系统,无需进行其他安装配置。同时系统采用MVC框架进行开发,实现系统前后台分离。服务器采用性能稳定、安全性高的LINUX操作系统,开发语言采用目前主流的PYTHON语言,数据库使用关系型数据库PostgreSQL,页面采用兼容性好的前端开发框架Bootstrap。鉴于院校大部分已建有统一身份认证,系统可进行用户数据对接共用,用户使用统一的账号和密码即可登录系统。

教研保障仓库管理信息系统需要依托相应设备并通过校园网运行,系统主要硬件包括应用服务器、数据服务器、防火墙、高拍仪、打印机等设备。应用服务器用于系统搭建及相关软件、插件的安装配置;数据服务器用于存储系统运行过程中产生的数据;防火墙用于保证系统网络安全,配置访问控制,主动防御,用户认证等策略;高拍仪用于对领用物资、领用人、领用人证件及相关单据进行拍照留存;打印机用于出(入)库单据、物资申领(归还)单据的打印。

图2 入库流程  下载原图

系统功能模块主要包括教工借还领用平台、仓库管理平台、系统管理和统计分析等4个部分(如图3所示)。借还领用模块主要供申领物资人员使用;仓库管理和系统管理模块主要供仓库管理人员使用;统计分析模块供教研保障管理部门为科学精细保障提供数据支撑。

图3 功能模块  下载原图

主要实现物资的查询、申领、借出、归还等操作,用户界面为网上商城样式。需求单位用户可实时查询所有相关申请的审批进度。借(领)用时,申领人可选择所需物资,提交借(领)用申请。系统根据用户数据库关联到申领人所在单位的负责人,选择相应负责人提交审批。单位负责人登录系统后,可查询所有申请信息,完成审批操作。归还时,借用人申请后,携带本人证件和物品到仓库归还物资。如果物品有损毁,需要单独填写损毁证明,经过线下审批流程确认损毁事实,方可持损毁证明至仓库归还。

仓库管理平台主要实现对仓库运行全周期的管理功能,管理员通过后台管理页面登录系统,完成物资出入库的管理和仓库的管理。系统定义了教材、教学用图、演训器材、教学物资、车辆器材和其他物资6种物资类别,各个类别设置了不同的字段。管理员可查看所有的损毁和待报废物资,管理损毁物资,生成待报废物资明细表。物资出入库时,可以设置保留存量,即不能借出或发放的保留数目,每种物品的最小库存量可以修改。出库时,系统要根据申请单核对物资余量,确认余量大于申请数量。

仓库管理员还可查询所有需求单位提交的物资借出、领用、归还、损毁等申请,实现在线审核功能。所有审批流程都会记录物资信息、需求单位信息、审批人信息、审批时间等,同时采集申领人头像、证件和相关单据绑定记录。仓库管理员可进行仓库、货位管理,可以批量移动仓库中的物资,仓库中有物资的情况下,不能删除仓库,需要批量移动物资到其他仓库后方可删除。

仓库管理员可对系统参数、用户、角色等进行配置和维护,保证系统稳定可靠运行。根据使用场景设置若干角色,主要包括系统管理员、物资审核人、仓库管理员、单位负责人、教工等,不同角色具有不同的使用权限,管理员可对各个角色进行修改编辑,实现相关权限的绑定,某一个用户可绑定多个角色。还可对系统使用过程中的相关参数和字典进行增加、修改、查询、删除操作。为保证数据的完整性和准确性,对于已经被其他数据作为字典引用和匹配的数据项,不能删除,只能修改。当仓库物资库存量不足、异常操作、逾期未归还物资等情况发生时,系统会自动发出预警。

实现仓库管理单位和业务机关对物资的出入库信息查询、统计和分析功能。主要包括:入库物品分类统计、借出物品数量统计、借出物品价格统计、借出物品时长统计、借出物品去向统计、发放物品统计、发放物品价值统计、发放物品去向统计和物品损毁比例,等等。为实时掌握库存动态,分析预判物资需求,组织实施精准保障提供数据支持。

教研保障仓库虽然是非正式单位,但其对教学训练的重要作用不可或缺。在院校改革后人员进一步精简的情况下,如何高效精准地做好保障服务是摆在教研保障部门面前的现实问题。运用信息化手段改造管理保障系统是各类管理机构经常采用的办法,但采购现成的信息系统很可能不适用、不好用,必须着眼各自工作实际,进行认真细致的梳理分析,理清矛盾问题、难点痛点,再用信息化、系统化思维加以解决。本文的研究以各角色深度代入,对现有保障模式进行优化、简化、信息化,实现物资的实时动态管理,减轻用管双方的工作量,可以为其他院校的相关建设提供参考。