中国神华轨道机械化维护分公司 (以下简称神维公司) 成立于2011年, 其下由肃宁、府谷、准格尔3个工务机械段组成。在物资管理上, 神维公司设备管理部集中采购, 在3个机械段设库, 负责各自物资的计划提报、入库验收、出库发放、成本核算等工作。
ERP是英文Enterprise Resource Planning (企业资源计划) 的缩写。它是由MRP (物料资源计划) 发展而来的新一代集成化管理信息系统, 其核心思想是从供应链方向来优化企业资源。为了加强物资管理, 使其更好地服务于生产工作, 经过多方调研筛选, 公司最终选定了用友ERP-U8系统软件, 以期实现改善仓库管理水平、提高库存管理效率、加快库存周转率、减少库存积压、降低库管成本的目的。
此次采用的U8系统为企业应用平台8.9版本, 其主要功能为供应链管理模块, 涉及库存管理、存货核算、报表汇总等多项内容。首先, 它可以实现公司范围内物资种类、型号、价格等数据的共享, 以及物资目录数据管理的规范化、标准化和唯一性。其次, U8系统可以对仓库业务流程和管理过程进行优化, 使主要业务流程实现自动化。第三, 本系统能够便捷地对库存的配件、燃料等各类物资存货情况进行分类汇总, 提高库存管理信息化水平。
肃宁工务机械段原为朔黄铁路机辆分公司大机养护中心。自成立以后, 在物资管理上基本沿用了原朔黄铁路公司较为成熟的管理模式, 采取了集中收料、分类管理、逐级配送、月度核算的管理体系。目前, 段上设立一级仓库2个、二级仓库4个, 负责物资的日常管理工作, 见表1。
在ERP-U8系统上线试运行的过程中, 首先梳理了仓库管理流程, 见图1。
一级库包括肃宁段一号仓库和二号仓库, 其工作流程由企业应用平台进入供应链系统—库存管理—入库业务—调拨 (分配) 业务—材料分配单生成, 具体操作由两库库管员完成。可实现已到物资数据的入库管理, 各二级库领料情况的明细统计, 以及收料单和分配单的生成。其中, 入库业务 (收料) 步骤由一号库控制, 调拨 (分配) 业务由二号库控制, 做到了分工明确, 责任落实控制到具体人。
二级库包括清筛一队、清筛二队、线路捣固和道岔捣固4个队的仓库, 其工作流程由企业应用平台进入供应链系统—库存管理—出库业务—材料出库单生成, 具体操作由各队兼职材料员完成。可实现领用物资的数据统计, 月度消耗物资情况的记录分析, 以及领料单和消耗单的生成。但是, 基于目前各工队均在外作业, 无法进入神华局域网, 其操作暂由二号库完成。
废料库工作流程由企业应用平台进入供应链系统—库存管理—入库业务—其他入库单。可实现各二级库月度物资消耗数据的分析汇总, 以及废旧物资种类的鉴定。
在控制应用设置的过程中, 还进行了ERP-U8系统运行环境搭建工作, 整理录入了物资目录3万余条, 完成了各仓库9月份期初余额的导入工作, 修改了收料单、分配单、废旧物资鉴定单, 完成了单据录入, 设置了软件用户名及权限, 增加了服务中打印机驱动 (2号库) , 并对使用人员进行了初步操作培训, 使仓库业务操作人员基本掌握了日常业务, 初步完成了ERP-U8系统上线试运行工作。
通过ERP-U8系统在肃宁工务机械段仓库管理工作中的实际应用, 其能够起到理顺物资管理流程、明确管理责任、优化库存种类的目的, 能够体现公司物资集中管理的工作要求, 做到物资管理为生产服务的宗旨, 提高物资专业化管理水平。但是, 在仓库管理工作中还存在一些问题, 需要研究解决。
通过对历年物资消耗的汇总分析, 可以有效提高物资计划提报准确性, 减少急用料发生, 降低库存增长压力, 而这需要我们长期记录、研究、探索设备配件更换规律。首先, 要做好入库物资的验收, 确保配件质量合格。其次, 要记录好修理和更换各类配件的间隔期和内容, 研究损耗规律, 形成消耗分析报告。第三, 要从配件使用寿命进行分析, 在排除质量原因的情况下, 决定各类配件的提报计划量, 以确保月度、季度、年度物资计划的准确性。
库管员和材料员是从事物资管理工作的一线人员。目前, 段库管员和材料员多为新进人员、兼职人员, 或对大型养路机械物资了解水平有限, 或物资管理经验不足。而培养一支具有爱岗职业精神和熟练业务素质的库管专业队伍, 不仅可以促进物资管理工作的开展, 而且在降低生产成本、减少资金占用方面发挥重要作用。可以采取集中培训、专业授课、自学相辅等方式, 使其尽快掌握物流管理知识, 以拓展管理视野和思路, 改进物资管理工作方法, 提高神维公司整体物资管理水平。
肃宁工务机械段现有仓库由两部分组成, 一是租赁朔黄铁路肃宁物资中心库房, 二是检修车间库房。前者库房面积200 m2左右, 防尘、防潮条件较差, 适合存放磨耗板、扒碴链、各类捣槽等重型配件。后者由3个小库房组成, 面积150 m2左右, 除存放各类电路板、继电器、阀等防尘、防潮要求较高的物资外, 其中一间专门存放废旧物资。当前, 随着各类大型养路车辆的增加, 物资种类、数量随之增长, 库房使用面积和条件已不能满足要求, 需适时考虑物资仓储过渡方案, 确保物资的安全存放, 满足生产需要。
在借鉴朔黄铁路物资管理软件系统的基础上, 肃宁工务机械段启用了ERP-U8系统中物资目录、收发存管理、报表处理等模块功能, 实现系统单轨运行, 在加强物资管理基础工作、提高办公自动化水平和提高工作效率等方面显现了优势。但是在使用过程中, 还有一些方面需要完善, 例如临时码的赋值管理、报表数据的准确性、各项作业流程的明确等, 都需要进一步研究改进, 不断提高ERP软件的适用性和易用性。
仓库管理的信息化是企业发展到当前的一种必然选择, ERP-U8系统的采用是神维公司在优化仓储物资管理、提高仓库管理水平过程中的一次有益探索。通过此系统的实施, 既促进了当前各段物资管理水平的提高, 又为神华集团即将实施的“217”工程打下了基础。但是, 我们也应当看到, ERP系统本身不是管理, 它只是解决仓库管理问题的一种工具, 不可以取代管理。在物资管理中出现的各种问题还需要自己认真分析研究, 寻找解决方法, 而不能过分依赖于ERP系统, 以实现仓库物资管理水平的逐步提高, 保证现场生产工作的顺利进行。
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