我国目前对中小企业的划分标准为2003年国家经贸委、国家计委、财政部、国家统计局研究制订的《中小企业标准暂行规定》, 国家统计部门据此制订大、中、小型企业的统计分类。根据第九届全国人民代表大会常务委员会第二十八次会议于2002年6月29日通过的《中华人民共和国中小企业促进法》的精神, 原国家经济贸易委员会、原国家发展计划委员会、财政部、国家统计局于2003年2月19日发布了《关于印发中小企业标准暂行规定的通知》 (国经贸中小企[2003]143号) , 对主要行业的中小企业的标准作出了明确的界定。该标准是根据企业职工人数、销售额、资产总额等指标, 结合行业特点制定的。当前中小企业仓库管理中存在的问题已经严重制约其发展。下面以某单位库管现状为例试做分析。

货品名称不规范, 导致财务入账错误、入账难或账实不符;车间领用各类网是否承包无相关部门认定, 造成财务无法核算;加工件, 同名同型号但不同价, 因入库单或领料单无相关说明, 造成财务无法准确下账;电器类因型号较多, 领料单稍有错误便会导致财务入账错误;某些货品是否进口 (单价高) 未在出入库单上标明, 财务无法准确下账;原领用货品不适用需调换时, 未变更原领料手续, 造成财务核算不准确且出现账实不符现象。

入库不及时, 造成车间已领用货品中有部分因无手续未办理入库, 财务账面显示结存为负数或账实核对不符;欠条现象, 车间、仓库互打欠条, 且欠条清理不及时, 造成财务入账不及时、账实不符;车间领用材料, 因无手续, 财务未入账, 造成财务核算不准确、账实不符。

供应商所开具发票使用的单位与公司核算采用的单位不一致, 造成财务入账困难;零星入库, 以后换取一次入库手续 (发票) , 前后金额不符;某些价值相对较大的货品, 如果市场价格下降较大, 车间往往会对核算的货品单价提出异议;供应部采购回来的备件, 领料单已开, 东西也领走, 供应不入库, 也不知是供应商赠送的还是忘了入库;账面上承包的成型网, 车间已领用, 至今未出票, 在账上待着;像设备上有许多配件, 存放已有两年之久, 车间一直领用, 但供应一直不入库, 追问时, 供应不知, 说人家要钱时再说。

制度是规范管理的依据、执行力是规范管理的保证, 缺少了制度及执行力, 我们的工作将无据可依、出现的问题也不能得到及时解决, 有制度但无可行性与可操作性 (细则) , 最终将导致制度被束之高阁。而缺乏有效的监督、激励机制, 将导致执行力低下, 当问题集中暴露时公司及个人都会为此遭受损失。

工作中还发现存在权责不清的现象, 如公司对各类网采用的是厂家承包的方式核算, 然而公司购进的网中, 哪些是承包的、哪些不是承包的, 供应、仓库、车间莫衷一是, 供应没有给仓库提供是否承包的依据、仓库没有对承包与非承包的网进行分别摆放、车间没有及时反馈厂家承包网的产量, 以上导致财务无法核算、无法及时核算、无法准确核算相关的成本。

这也是造成上述财务核算问题的原因。实物的入库、领用是通过入库、领料手续反映到财务上的, 入库与领用规范后, 就能够提高结存数量、结转领用成本的准确性。

财务核算手段落后, 至今仍采用手工方式记账, 采用手工方式记账的弊端是显而易见的, 第一, 记账错误、计算错误;第二, 不利于细化管理;第三, 成本核算只能采用全月一次加权平均或个别备件采用个别计价法, 成本核算不够精确;第四, 汇总分析困难, 比如分析备件库存时间、指定单价查询备件等等。如果采用计算机技术辅助记账, 则可完全解决以上问题, 并且可以通过条码实现所有备件的独立管理, 提高工作效率、工作效果。

通过管理细则的制定, 明确相关部门及员工的工作职责及工作程序、以及如何正确填写单据;通过流程图的制定, 让实物流转、单据传递一目了然;通过制定特殊业务处理办法, 让员工知道正确的业务处理方法, 财务核算也更加严谨, 彻底摆脱仓库工作需言传身教的不利局面。

科学地对备件进行分类, 利用条码建立账实的一一对应关系;通过ERP的实施, 可以精确地以个别计价法对备件进行核算;通过ABC分类, 找出我们需要重点关注的数量少、价值大、对生产有较大影响的备品备件, 从而提高资金使用效率和存货周转率。

员工思想有包袱会导致工作态度消极, 工作态度的消极引起工作质量的下降, 工作质量的下降可造成备件库沉淀资金的增加, 从而最终影响公司现金流。提高员工工作积极性不能仅仅挥舞鞭子和大棒, 更要使其获得经济、精神等方面的满足。“将欲取之, 必先予之”, 这个道理不但适用于客户, 也适用于员工。

仓库工作不是一个部门努力就可以做好的, 它需要领导的重视, 经常关注备件库工作情况;也需要部门间的配合, 仓库中的问题通过财务核算反映出来, 但其问题的解决不是财务、仓库所能解决的, 需要供应、车间 (部门) 的配合。