Excel服务器是将电子表格软件MS Excel和大型数据库管理系统MS SQL Server 2000集成为一个网络数据业务协同工作平台, 以Excel或ESweb为客户界面, 将Exce文件和数据保存到MS SQL Server 2000中, 自动生成Excel表单/报表, 用工作流传递Excel表单/报表, 在这个平台上, 用户可以充分发挥Excel的应用功能和使用水平, 通过图、表、表间公式, 实现管理意图, 轻松、快速构建能够适应变化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系统, 因为可以集成其它软件产品的数据库及具有工作流功能, 所以又是一个非常实用的企业应用集成工具EAI。

初始设置就是把一个企事业单位的运行模式在Exce服务器中做一个形式化的描述, 如一个组织机构有几个部门, 部门中又有哪些不同的岗位与职务, 就是角色;每一个角色所对应的用户又各不相同, 所有的这些完成以后, 就组成了一个单位运行的基本构架。

用管理员Admin登录到Excel服务器控制管理台。在全局信息中输入企业的基本信息, 全局公共信息就是使用Excel服务软件的企事业单位的基本信息, 添加后可以在原“组织机构”位置显示“企业名称”内的信息。补充信息是使用单位的银行帐号、税号以及每月结帐信息, 其中“每月结帐日”会在以后的“表间公式”中起到作用。每月结账日影响结账方式。

建立部门, 输入部门的基本信息。定义角色, “说明”是对角色名称的工作职责的简单介绍, 可以从“所有用户”列表中选择相对应的本角色的用户, 就是企业中的岗位, 角色与权限相关。新建用户, 用户是指有权限登录使用软件的人, 添入和选择与实际相符的基本信息, 其中在用户建立以后, 就可以用“登录帐户”和“口令”来登录软件系统。

新建Excel服务器中Excel模板, 就是Excel文件、数据项表定义 (单一数据项、重复数据项) 、表间公式的组合。确定“初始填报权限”:初始填报权限可以确定谁来填报该报表。该权限通过两个部分限定:部门和角色。因为人员定义中包括部门信息和角色信息, 符合这些条件的人员就具有填报权限。谁具有该报表的填报权限, 可以通过“ES管理台”中的“报表”中的“填报者”属性来查询, 并且定义公式。

如果Excel文件上的数据需要供别的报表利用, 或者需要利用其它报表的数据, 就要定义数据项, 其分为单一数据项和重复数据项。

在需要填写的单元格定义数据规范, 填写Excel文件时, 约束单元格填写内容的可选值。数据表是数据规范填充值来自于另一个数据表, 通过表名、字段名和筛选条件表达式来确定所取的数值。自动编号的数据规范在Exce服务器的“自动编号”中定义, 定义完成之后会自动转到数据规范之中, 作为系统预定义的数据规范出现。

在Excel服务器的模板“采购合同”实现了表单填写部分自动化。ESF get Fld Value是Excel服务器自带的函数, 用于从数据库中取数。客户代码是客户惟一的标志, 也是要经常操作的一个代码, 所以, 可以由系统管理人员事先设定一些规矩, 使操作更简单, 也容易记忆。客户代码是从客户登记表中来的, 只要一输入“客户代码”, 应用函数就将客户登记表“采购员”填写到采购合同“采购员”, 将客户登记表“客户名称”填入采购合同“客户名称”。同理, “产品名称”来自“物料基本信息”数据表, 需要根据“物料名称”带出“计量单位”。

在“采购合同”中, 需要将小写的合计金额转换为大写金额, Exce提供的小写转大写, 不符合中国的习惯。采用Excel服务器自带的ESF_mny To Cap就可以解决该问题。填表格时, 合计金额 (大写) 就自动从合计金额取数, 转换为大写金额。

表间公式是Excel服务器中最核心的内容, 其主要作用从数据表中提取数据, 充填到指定的区域, 以及将指定区域的数据写进数据中, 从而实现Excel的网络化。表间公式的优点还在于可以自动执行、分步手动执行。

手动执行-填报时, 根据需要来执行。这种方式可以给管理人员极大的灵活性, 例如, 对同一数据可以设置多个公式, 根据不同的条件来执行。筛选条件改变时自动执行, 即当表间公式筛选条件中包含的数据项发生改变后, 执行该表间公式。这种方式可以根据条件, 自动执行表单。

例如, 采购合同中定义物料信息卡回写表间公式。保存后, 提取本报表上满足如下条件的数据:<筛选条件:物料信息卡_主表.品牌=本报表.采购合同:制造商>;按以下方式填充到符合匹配条件的报表[物料信息卡]的明细表[物料信息卡_采购信息]中<匹配条件:物料信息卡_主表.规格=本报表.采购合同:产品规格>;填充方式:采购日期=本报表.采购合同:签订时间, 采购单价=本报表.采购合同:价格RMB, 订单号=本报表.采购合同:合同编号, 供应商=本报表采购合同:公司简称。

根据设置顺序可开发出版面如图1所示的我的工作台, 其主要的功能可归纳为以下四点:

(1) 供应商管理功能, 包括供应商信息的录入、修改、删除和查询;

(2) 物料信息卡功能, 包括物料产品信息的录入、修改、删除和查询;

图1 我的工作台  下载原图

(3) 采购合同管理功能, 包括采购合同信息的录入、修改、删除;

(4) 物料库存管理功能, 包括物料产品信息的入库、出库、统计。

Excel服务器是近年来迅速发展起来的一项新兴技术, 以Excel模板构建的管理系统具有很好的灵活性、良好的可扩展性等。本文对Excel服务器功能模块进行了设计, 建立了采购管理和仓库管理系统, 运用到实际中, 无疑可以提高企业使用各种资源的效率, Excel服务器的应用可以提高运作的速度, 减少出错率, 增强计划的准确性, 从而带来采购及仓库管理成本的相应下降。