《企业内部控制应用指引第8号——资产管理》规定, 企业应建立和完善存货内部控制制度, 结合自身的生产经营特点, 针对业务流程中主要风险点和关键环节, 制定有效的控制措施;同时, 充分利用计算机信息管理系统, 强化会计核算、出入库等相关记录, 确保存货管理全过程的风险得到有效控制。但对我国大多数企业而言, 在存货验收入库、仓储保管、盘点清查、销售出库等环节不同程度地存在着程序不规范、监管不严密等问题, 账实不符、损坏变质、货物流失、拣货窜货等现象时有发生。笔者通过对Y食品有限公司仓库管理系统 (PC) 在产成品存货管理中的应用举措的剖析, 期望对国内同类企业能起到积极的借鉴作用。

Y食品有限公司是在新加坡上市的台资企业, 公司实行直营销售模式, 目前在全国设有20多个销售大区和110多家销售分公司。借助于功能强大的管理软件系统, Y公司在生产经营的各环节实现了全员和全过程的精细化管理。

食品类企业由于受产品保质期的刚性约束, 对产成品存货管理有着更为苛刻的要求。为加强产成品存货风险控制、降低存货成本、提高经济效益, Y公司结合自身生产经营特点, 通过管理软件自行研发和硬件设备购买相结合的方式创立了产成品仓库管理系统 (PC) , 自2010年起在全国范围内的销售分公司中推行, 实现了从产成品完工入库到终端销售商验收入库的全过程自动监控, 确保了货品销售区域的监控、货品新鲜度的管控、货品盘点管理和问题货品的召回管理, 也杜绝了仓储损耗和拣货窜货等现象的发生。

为便于管理企业生产和销售的每一箱货品, Y公司通过与包装箱供应商的洽谈合作, 在每一个包装箱外部印刷条形管理码, 此管理码如同人类从出生就拥有的身份证号一样, 一箱货品对应一个管理码, 伴随着货品的空间移动号码终身不变。货品管理码是实现对存货全过程跟踪管理的唯一依据。

从生产车间完工的产成品, 在验收进入Y公司总部的成品库之前必须进行分箱包装, 每箱货品由此获取了一个对应的管理码, 通过仓管人员的手持终端 (PDA) 扫描管理码, 每箱货品的管理码和生产日期就自动储存在仓库管理系统 (PC) 终端中, 凡从总公司发往分公司或由分公司发往终端客户的货品在出库时也必须借助PDA扫描管理码。因此无论从总部发往各分公司的货品, 或是由分公司发往某代理商或终端客户 (国际性大卖场、商场、小规模超市等) 处的货品, 全程都可从PC终端内进行查询, 每箱货品的销售区域和物流方向也一目了然。

货品新鲜度管理依据的原则是货品发出时的先进先出, 目的在于杜绝货品因仓库管理疏忽导致过期报废, 减少存货仓储损失, 同时保证将最新鲜的产品提供给消费者。因为每箱货品的生产日期在产成品验收入总公司仓库时已扫描入PC终端, 向分公司发货出库时也已扫码, 系统将自动产生各分公司入库的每批货品的生产日期、入库时间、品类品相等信息, 借助于系统自动生成的两份库存管理报表——灯区管理信息表和先进先出管控信息表, 管理层及仓储、销售人员等能够直观地看到库存产品的新鲜度。

在灯区管理信息表中, 不同产品根据保质期长短和距离到期日的时间长短依次被划分为11个不同颜色的灯区, 分别为白灯、银灯、水灯、蓝灯、青灯、绿灯、黄灯、橘灯、红灯、咖灯和黑灯区, 产品属于不同灯区的时间长短也不尽相同, 灯区前面的合计栏数字表明该品类货品的结存数量, 因此灯区管理表又称为条码结存表, 是日常盘点和月末盘点的依据。一般处于绿灯及以前灯区的货品从保质期看是安全的, 处于黄灯区的货品是需要注意的, 处于橘红咖灯区的货品是临近到期日需要紧急处理的, 处于黑灯区则是过期变质的货品。表1为Y公司M分公司2011年10月12日的灯区管理信息表 (摘录) 。

在另一份库存报表——货品先进先出管控信息表中, 出货栏列明了实际发出的最晚批次货品的入库日期、货品件数和出库数量, 库存栏列明了最早批次货品的入库日期、货品数量及应先出数量, 据此两项可以判断仓库的单品是否按照先进先出发货及每日按照先进先出发货的百分比, 同时将每一单品根据先进先出管控质量高低分为A (状态良好) 、B (引起注意) 、F (多加关注) 三级在状态栏进行反映。各分公司通过核对库存管理报表中货品的收发日期, 检验发货时是否严格按照先进先出原则操作, 因为货品出库时必须通过PDA扫描管理码, 若未按照生产日期顺序 (先进先出法) 发货, PC系统终端也将自动生成报表, 仓库主管将受到相应的处罚。表2为Y公司M分公司2011年10月12日的先进先出管控信息表 (摘录) 。

Y公司仓库管理系统 (PC) 对货品的盘点分为日常盘点和月度盘点两种形式。日常盘点可以随时进行, 月度盘点只能在总公司统一规定的月末盘点日才能进行。盘点时主要核对PC系统内的条码结存箱数与在库条码箱数是否相等, 若两者出现差异, 则意味着存在账实不符的情况, 仓管人员就要对有差异的品项进行PDA扫描, 将数据上传至PC系统并更新系统中的数据。为保证数据的准确性, 月度盘点时只能用一台PDA对仓库的散货进行扫描盘点。利用PDA扫描盘点, 极大地提高了工作效率和准确度, 而由于PC系统中货品数量和流向等数据清晰明了, 为仓储保管和收发人员的责任划分和考核奖惩提供了有力证据, 从而真正杜绝了货品的非正常流失, 也最大限度地降低了仓储损耗, 实现了仓储成本最低化。

Y公司的产品小类有200多种 (同种规格不同口味的产品归一小类) , 再根据包装数量和规格的不同分为近千个品种。在包装箱外观相似的情况下, 若采用手工出货, 收发人员捡货时窜货现象在所难免, 导致货到客户处验收时被拒收, 既增加了物流成本、降低了工作效率, 也损害了公司形象、影响了客户关系。实施PC后, 从分公司仓库发出的每箱货品都必须经PDA进行条码扫描, 由于每箱货品对应唯一的管理码, 彻底杜绝了窜货现象的发生。

食品质量关乎消费者生命健康, 质量问题商品召回制度在食品生产企业显得尤为重要。由于从总部发往各分公司及由分公司发往代理商或终端商的货品, 出库时都必须通过PDA扫描入PC终端, 因此每箱货品的销售区域和物流方向在系统中一览无遗, 这为商品的追踪召回提供了根本保障。若在货品发出后发现存在质量问题或安全隐患, 总公司可以在第一时间通过系统数据查询定位该批次货品的流向及去处, 以最快的速度召回问题商品, 保障消费者安全、维护企业声誉。

信息化时代的到来既使企业的传统管理观念受到强烈冲击, 也使管理方法和工作模式发生深刻变革。Y公司是国内较早引进ERP及其他管理软件的台资企业之一, 功能强大的管理软件使得该公司的精细化、标准化管理成为可能。Y公司的存货管理系统自实施以来, 发挥的积极作用超过预期, 也产生了巨大的经济效益和社会效益:一是实现了货品出入库、盘点信息输入和汇总的自动化, 避免了手工操作的低效率和登记误差, 极大提高了仓储人员的工作效率和管理层的管理效率;二是杜绝了货品的非正常流失、减少了仓储损耗和过期变质损失, 降低了仓储成本, 仓储损耗率有效控制在0.005%以内;三是通过货品的新鲜度管理和问题商品的召回管理提升了产品的社会认同度和美誉度, 彰显了企业的社会责任。

尽管2006年颁布的企业会计准则取消了存货发出计价中的先进先出法, 但这仅仅是从会计核算角度做出的规定。企业特别是食品生产和销售企业在实际发货时仍然必须遵循先进先出原则, 确保货物的正常周转, 这既是企业的共识也是常识。问题的关键是如何将这一原则落到实处。部分国内企业在粗放式的仓储管理体系下, 由于仓库会计核算不健全、收发存货信息不精细甚至缺失等原因, 导致无法辨别存货的确切入库时间及批次, 真正意义上的先进先出管理也就无从谈起。Y公司借助PC系统提供的精确、详细的货品出入库和生产日期信息及生成的管理报表, 确保了货品的新鲜度, 最大程度地减少了货物过期变质的损失。

直营销售模式下的销售分公司既是总公司销售网络的关键节点, 也是产成品存货管理的关键环节, 存货管理模式和业务流程不同于一般的商业批发企业或代理商。Y公司在产成品存货管理中, 突破传统存货管理模式的束缚, 赋予存货管理新的内涵和外延:一方面不断向供应链两端延伸存货管理过程, 上游通过与包装箱供应商洽谈印刷管理码使货品的全程监控管理成为可能, 下游通过质量问题商品的跟踪召回制度将存货管理终端延长到消费者;另一方面通过PC系统的货品销售区域和流向管控优化管理流程, 实现存货管理与物流管理的高度融合和分公司物流与代理商、零售商物流的无缝对接, 从而极大地提升了存货管理的质量和效益。