物资是企业生产经营所需的物质资料, 一个企业想要提高效率、节约成本, 必须做好物资管理这方面的工作。物资管理制度在资本主义大工业生产时就已初具模型, 经过一个多世纪的发展, 已经形成了一套科学的完整制度, 并积累了相当丰富的管理经验, 这为企业建立起一套严密的物资管理制度打好了基础。当代随着科学技术的进步, 新科技的不断发明, 物资管理中自动化技术得到普遍应用, 这给物资管理工作带来了极大便利。但不可否认的是, 物资管理工作还存在一些问题, 管理和物资管理会计之间应该做好协调工作。

物资的购入是实行物资有效管理的第一步, 购入的货物必须严格按照公司的要求和制度进行购入。在物资购入的过程中, 必须避免盲目采购的现象, 要在保证购入物资质量的基础上根据公司所需进行采购。如果不按公司规定的正规流程采购, 有可能造成货物的质量问题、购入之后的保管问题、长期不使用问题等, 会给公司带来很大损失, 同样, 如果采购的不及时, 无法及时满足生产的需要, 也会给公司带来损失。所以这需要管理部门和物资管理会计方面事先协调好, 由管理部门及时将购物单及购物要求传达给物资管理会计, 由物资管理会计及相关部门严格按照规定及时采购。

由于一个企业购入的货物种类繁多、存放的地点分散, 移动过程中也会产生很多不必要的问题, 所以, 在这方面, 管理部门也要和物资管理会计方面协调好, 一方面做好物资的控制工作, 另一方面, 做好监督工作。避免货物在储存期间原有价值的贬值或丧失, 要严防货物出现变质和被盗现象, 减少企业的不必要的损失。

存货价值应该得到及时确定, 以便于公司的利润计算。物资管理会计在这方面应该如实核实和反映存货的成本, 正确的计算购入货物的初始成本和期末成本, 避免给企业的近期规划、利润及财务状况带来影响。

采购环节主要的凭证是订购单, 它应由采购部门填写。对此管理和物资管理会计协调的重点是:采购部门在收到请购单后, 是否依据经过批准的请购单办理订购手续。对一张请购单的签发, 应监控采购部门是否执行了必要的程序, 即首先是否向多家供货单位广泛询价, 在获取报价单之后, 采购部门是否通过充分比较货物的质量、价格、付款条件以及可享受的购物折扣等, 是否以保证公司的利益为出发点确定最佳采购对象。管理部门要加强监督作用, 物资管理会计做好配合工作。另一方面, 在验收时, 验收部门验收商品主要原始凭证是验收单, 验收部门应该比较所有购入货物与订购单上的要求是否相符, 例如:名称、数量、说明、到货时间等, 然后盘点商品, 进行检查工作。验收后, 验收部门对已收货物的每一张订购单编制新的更加详细的验收单, 作为验收的依据。

验收员将货物送交仓库时, 应取得经过签字的收据, 还应将其中的验收单送交应付凭单部门。货物入库前, 应检查存储部门是否首先进行检验和核查, 然后在验收单副联上签字。最后, 监控存储部门对每一种存货填列标签, 并设置相应的安全措施。

根据物资部门的特点, 充分发挥计算机技术在物资管理中的积极作用。利用计算机进行繁杂的数值计算, 既可以节省人力、时间, 又可以保证计算的准确性, 在物资管理中, 数学模型计算工作十分浩繁, 充分发挥计算机的优点可以起到事半功倍的作用。另一方面, 管理和物资管理会计方面应该实现信息共享, 这就要通过计算机技术及信息技术实现信息的标准化、规范化和共享化。

每项资产都应该按照类别进行统一编号, 每一项货物都有专人保管, 都有专人对此负责, 并把固定货物管理纳入岗位责任制, 惠及部门应该采取多种措施, 及时按照固定资产的管理条例与公司的相关部门联合进行定期或不定期的账目、实物核对工作。

由于很多原因, 购入货物在没有得到及时使用和处理的情况下, 会造成贬值, 实用价值也会下降, 但如果过低的估算贬值货物的实际价值, 会给企业带来无形的损失, 所以, 企业的相关负责部门以及货物管理会计方面做好协调工作, 按照公司的规定的折旧率, 从实际情况出发, 合理计算折旧金额, 保证公司的财产不会受到损失。

物资管理部门应组织有关部门的技术人员对使用部门申请处置的资产进行经济技术鉴定, 确定现实存在的价值, 所有流程严格按照公司的制度和规定进行, 公司管理部门和物资管理会计之间做好协调工作。

随着我国企业的发展, 仓库管理和物资管理会计协调工作越来越受到重视, 这在一定程度上规范了企业的管理, 降低了企业的生产成本, 提高了生产利润, 给企业带来了很大的效益。仓库管理和物资管理会计协调工作正在不断完善, 我们有理由期待我国现代企业的进一步发展, 我们也相信随着企业管理制度的不断进步和完善, 企业管理人才的不断发展, 在将来, 我国的企业物资管理工作会更上一层楼。