水泥企业是流程制造业, 由于水泥产品市场半径小、保质期短, 分批出入库合并结算、原材料品种少物流大、辅材品种多物流小等特点, 导致仓库管理非常繁杂、同时派生出水泥企业的特殊艰难的发运管理流程, 使其财务与业务流程交接集中在结算统计确认过程。由于大物流固粉体物料计量难, 致使熟料产量靠倒推计算确定, 因此, 水泥企业生产经营工作是以仓库管理为中心, 围绕着物料的进、出库进行的各生产环节的库存精细化管理是各项管理的重心, 也是公司ERP系统建设的核心内容。

我公司在ERP-Microsoft Dynamics AX中上线初始化与基础信息准备时, 除了大规模的清仓查库、盘点归类的电子文档的整理工作外, 重点要根据库存管理和由于财务核算对仓库数据信息进行多维度分类, 并对逐个物料进行编码、属性定义和分类维护。 (1) 对库存物料进行分类, 确定物料组, 根据库存中收货和发货交易记录生成的自动分录, 定义过账对应的会计科目, 过账到总账凭证。 (2) 定义计算库存成本库存模型组, 确定如何控制和处理物料收货和发货的设置, 定义物料的计价方法、进货是否需要检验, 是否接收登记、发出提货要求、库存交易是否实时过账生成财务凭证等。 (3) 确定物料采用成本的核算方法, 如标准成本、加权平均和先进先出等。同步反映物料的成本与市场成本。将物料组与库存模型组分为:原材料、服务性物料 (有金额没数量, 如价差、电耗等) 、辅助材料、矿产品、熟料、生料、水泥产品等;原材料采用标准成本, 当期进行量差、价差分摊, 辅材及其它采用先进先出法核算。 (4) 制定或修订, 物料属性、编码的持续维护、管理, 包括增加、修改、停用等功能的制度与作业指导书。 (5) 根据各物料实际应用情况, 定义集团化条件下物料的合理库存数量和调拨使用流程与制度, 并严格定义零库存物料的采购及出入库流程。 (6) 定义物料的设备、配件关联属性, 以满足设备管理、配件管理、巡检管理基础信息与管理接口。

已领或下账的库存物资处理。在清仓查库阶段, 对车间领存的库存物资, 技术改造工程中和新建设企业已记账的剩余物资, 按等值资产置换形式入库后进行领用, 以保证ERP管理条件下制造成本的真实性。对仓库系统数据整理, 要协同固定资产信息内容梳理, 便于ERP系统上线运行后的设备管理、资产管理、配件管理等系统的设计和集成。

仓库类别的划分与定义、各类编码定义、合理库存的预设等工作, 要便于水泥制造成本归集、还原和班组考核, 如对水泥袋装库以包装车间成本按计入销售成本计算;对办公、消防等与生产环节关联度小以及即购即领的物料, 按零库存方式进行一进一出库存作业。劳保等适应性较差的物料, 可采用以月度为周期原采用手工领料单进行统计方式, 解决出入库的前期数据准备工作, 成本费用归集按系统实际发生依据。同时可以将其列为集团化统一处理的范畴。

树立大仓库理念。对占用资金较大或必须有一定库存的物料, 由集团公司组织专业人员, 对物料进行集团化合理库存的确定, 并分解存放公司或由集团成立专库存放, 制定公司内部废旧物资与资产调拨计价核算制度, 及时处理不用物资与资产, 最大限度降低库存资金占用, 同时按采购和销售处理往来账务。

新增子公司信息管理复制。由于公司发展, 有并购和新建设公司并入信息系统时, 要建设基础信息化建设管理复制标准流程, 关注的焦点集中在: (1) 建立初始化标准, 统一物料组、库存模型组、终结点等; (2) 建立统一的产成品、原材料编码和二级类目的其它物料编码体系; (3) 对建立并购公司物料盘点与入账规范, 及时核销不良库存与对应账务; (4) 建立健全公司库存备料规范, 严格控制库存; (5) 建立适应公司专业化管理的编码维护体系, 全面适应公司出入库管理现场; (6) 建立库存对帐动态化措施, 即帐务理清后, 通过信息系统进行出入库处理, 以保障信息系统与实际库存的帐实相符; (7) 对配件类三级编码要充分考虑设备管理、配件管理与巡检管理的关联接口。

按简单性、分类展开性、完整性、唯一性、一贯性、可伸缩性、组织性、充足性、易记性原则, 对水泥生产原材料、产成品和服务性物料进行统一管理和维护, 并在统一控制二级物料编码节点的同时下放三级与明细编码权, 授权子公司专业部门分类维护。表1为控制表。

以生产、维修、管理等领料为触发, 启动仓库业务的出入库流程, 按谁采购谁领用、科学备原料、严格备配件的原则对出入库过程进行综合管理, 生产领料按ERP系统的物料需求计划进行计算, 在当期进行盘点计算, 在生产出入库处理的同时安排下期计划, 见流程图1。

该流程要附加审批工作流程进行综合管理控制。审批要点为: (1) 对维修计划的审批, 依据保障水泥生产线主机设备的预知性、零故障、无病态健康运行, 材料到厂后在遵循随到随用或科学备件的原则, 审核结点有车间主任、技术部门和采购部门; (2) 对原料计划的审批, 依据是保障生产作业计划正常进行, 审核结点有生产管理部门和采购部门; (3) 对货物到厂后的验收确认审批, 除正常的验收外, 对需使用后检验质量和化学成分的部分, 要在合同和订单中约束, 以指导结算准确和配件的追溯管理。

建立由主管领导牵头, 财务部门、信息部门、仓储管理部门共同组成的仓库信息化建设工作组, 分为库存盘点组、信息规范组、项目计划及工作指导监督组。

按以上述编码要求, 组织专业人员, 按库存动态变化特征, 建立动态帐目, 及时调整数据;理清未下帐领料单, 上线时及时下帐, 对实物进行详细的清点整理, 分类、分批、分件、分阶段进行盘点。同步对物料名称和制定编码和规范定制管理, 在物料存放货架上悬贴与信息系统相对应的标牌, 保证每一阶段的盘点数据准确无误和大件出库的线路。不用的资产处置, 要会议形成处置纪要, 及时下帐。ERP运行后, 在实物入库前, 必须在ERP中根据采购合同建立相应的采购订单及采购相关信息。

表1 物料编码定义与动态管理表  下载原图

图1 仓库管理信息化流程图  下载原图

每月结帐日对帐与例行盘库, 要注意入库和领退料的动态性。休息、检修期间的紧急领料不能按时下帐的, 必须在第二个工作日内补回领料单及时下帐。

注意在仓库盘库中存在的以下现象:因串货等原因导致的帐实不符, 实物入库与帐目入库不同步, 实物领料与帐目领料不同步, 各车间部门存在小库房导致维修失真的库存占用, 成本数据不实等等。

各部门需配备兼职领料员, 对库管员职责进行合理化划分, 并对领料员和库管员进行ERP系统业务及计算机基础应用培训。

根据ERP程序设计和公司的实际情况由信息规范组草拟出入库流程, 并由项目计划及监督组讨论完善后执行, 由库存盘点组和库房管理部门草拟库存相关制度, 并由项目计划及监督组讨论完善后执行。如出入库流程、仓储管理办法、库房安全管理制度等。

对库管员、采购员、领料员等相关岗位人员进行库存管理信息系统及相关要求、物料分类介绍及应用、物料档案建立及维护, 领料单的建立及过账、出入库流程介绍及相关要求、相关制度介绍及相关要求等培训, 使他们能够熟练地将有关知识应用到日常的工作中, 按照库存管理信息系统的要求规范的进行工作。

公司出台一系列与库存管理相关的文件, 传达库存管理信息系统的管理目标及要求, 规范与库存管理相关人员的行为, 并监督执行。每月根据实际盘库出台库存盘点表, 由财务部监督审核, 达到库存的帐实相符。

通过以上解决方案, 理顺了我公司采购计划、维修计划、计划执行、采购入库、领料出库、生产出入库等作业流程, 使仓储数据基本信息实时、全面、准确, 并为生产管理、配件管理、成本核算等管理的及时上线奠定了坚实基础。2007年祁连山水泥集团公司ERP全面建设, 2008年1月一次性上线包括集团公司本部、水泥生产基地6个、商砼站3个、粉磨站2个、销售公司5个在内的所有进出存产销业务, 通过一年的运行优化完善后, 2009年1月将财务业务集成运行, 达到生产经营业务信息化集成全覆盖和财务业务一体化目标。并形成了以仓库梳理、整理和物料编码统一为中心的新增公司ERP管理复制标准。使新建企业达到“三同时、一提前”, 即同时规划、设计、实施和提前运行, 新并购公司ERP与管理复制, 在3个月以内成功上线。至2012年未, 完成新建设的成县、青海湟中、文县、漳县、陇南等8个新建生产基地, 夏河、古浪峡、张掖巨龙等并购公司, 永登、甘谷公司产能扩张的管理复制工作。在甘谷祁连山新旧帐处理、物资调配的定置管理、大规模编码植入和仓库扩容中起到了很大的指导作, 并在应用中完善该方案。在夏河安多祁连山并购后, 对克服藏区信息化应用水平偏低的情况下, 在编码过渡与辅导应用, 帐务处理、定置管理过程中起到了很大推动作用, 并在应用中完善了单据流控制, 同时, 使夏河公司多年来信息化上线十分困难的局面得到了根本变化, 并购后二个月上线, 为半年后张掖巨龙并购的信息化建设提供了方案。目前库存管理信息化系统已成为库存管理的利器。