笔者认为:企业的管理制度的出台要适合厂情和系统, 不能因为管理上出现一个问题就应急出台一个制度, 结果是顾此失彼;同时出台制度不要玩文字游戏, 制度应该是成熟一项出台一项。更主要的制度出台后一定要通过精细管理使其落地, 否则变形的制度既失去其严肃性又没有达到想要解决问题的初衷……

前言

笔者在走访潮汕民营企业时, 许多老板都会问到:我们请过不止一个管理咨询公司进来上一些诸如“如何管理企业”和“员工心态激励”的培训课, 并请专家老师制定一些管理制度;同时, 我们也会去听一些管理课程, 并根据培训的体会制定管理制度, 但总是感到效果不明显, 原因何在?

笔者认为, 主要原因是管理不精细导致制度不落地造成的。本文开始就通过精细管理降低成本的方法逐一进行探讨……

第一、仓库物料颜色核对管理不善造成成本上升的案例

企业的生产物流流程是指在生产过程中物料 (原材料、燃料、外购件) 的交接活动。一般是指:从购进物料入库后, 交接给生产部门领料投人生产后, 以半成品 (在生产的制品) 的形态, 从一个生产单位交接给另一个生产单位, 按照规定的工艺过程进行加工、储存, 最后形成完工产品入库后再销售出库给客户的物料流转过程。

比如, 服装企业从购进布料、辅

点评

料进入原料仓库后, 根据“生产指令单”交接给裁床后, 以裁床裁出的裁片 (半成品) , 交接给缝纫车间车缝成衣服后交接给后道车间进行烫熨、包装等工序后成为完工产品交接给成品仓库, 然后根据“销售订单”发给客户的物料流转过程。

由此可见, 完善生产物流流程的管理是至关重要, 而物流流程中首当其冲的部门是仓库, 因为所有的物料首先是进入仓库, 完工产品也是最后进入仓库, 所以, 仓库的物料管理是重中之重。

上篇文章写到, 笔者带鸿雁达管理咨询的专家团进入广东无限风光内衣有限公司企业进行治理整改, 并写了一个其入库环节不规范从而造成库存成本上升的例子。同样, 在广东无限风光内衣有限公司也存在因仓库对物料颜色核对管理不善造成成本上升的问题, 请看下面的案例:

某月某日, 广东无限风光内衣有限公司生产计划部向生产部、采购部、仓库、裁床车间、缝纫车间、后道车间等部门下达了001号生产指令单, 大致内容为:

客户:欧洲某公司;

品名规格:好喜欢系列文胸特白、大红、黑色等;

数量:100, 000件;

交货日期:某月某日前。

接到指令的各部门有条不紊的进行着该进行的工作。在大家的努力下, 距离交货期限十天前时, 经清点, 发现因返工以及损耗比预算增加了, 导致还有89件大红文胸的尾数需要补生产, 但裁床到布料仓领两条大红提花布时仓库已经没有该种布料了。

于是, 采购部马上向原布料供应商要求供应两条大红提花布。不巧的是, 该布料供应商也没有该种布了。

于是, 头脑灵活的采购员打电话给另外一个布料供应商叫其速送大红提花布两条到厂。接到提花布的布料仓仓管员一看, 感到颜色没有错, 立马通知裁床领布开裁, 并经过缝纫车间、后道车间的努力, 在交货期限三天前将89件完成进行包装时, 包装部发现这批采购回来的提花布跟之前采购的提花布的颜色有色差。

问题严重了:

1、因为这时如果重新去采购同种颜色的提花布后或去染织厂染同种颜色的提花布后重新生产已经延误客户的交货期了;如不补齐, 按合同规定, 客户可以拒绝收货并要求赔款;

2、如果把这有色差的89件混在里面发过去, 一旦被客户发现, 按合同规定, 客户可以不付款同时退货并要求赔偿损失 (该订单的付款方式为:LC也就是即期信用证) 。

老板急得嘴唇生满大水泡, 连夜坐飞机飘洋过海跑到客户那里赔礼道歉, 好话说尽。最终感动了外国上帝, 加上与该客户有十几年的生意往来, 所以, 最后以每件文胸降价美元0.50元、人民币3块多钱幸运收场。

笔者带领汕头鸿雁达管理咨询公司专家团进入广东无限风光内衣有限公司帮助企业进行“治理整改提升管理”的项目时, 老板带着笔者到展览厅的一个柜台前, 指着那舍不得丢掉的89件大红文胸感慨万千地说:彭老师, 这些文胸是我公司最贵的文胸, 降价的3万多元加上差旅费, 每件是449元, 世世久呀!

此案例的原因分析:

一、广东无限风光内衣有限公司虽然也制定有关于仓库物料颜色管理的规定, 但据专家老师的了解, 这些制度制定的很笼统;

二、关于仓库物料颜色管理的制度中, 虽然有材料到厂后必须进行实物对比的规定, 但因相关人员执行不到位导致制度不落地从而失效。

第二、解决方法

根据广东无限风光内衣有限公司在仓库物料颜色管理制度方面存在的不系统的问题, 专家老师结合广东无限风光内衣有限公司的实际情况, 制定以下管理制度和业务流程及表单:

一、规范仓库物料的品名及色卡体系, 即对仓库物料的品名及颜色统一名称, 并将这份统一了的物料名称填写在“物料名称表”, 然后传递给生产部, 采购部, 开发部 (版房) , 业务部, 财务部等相关部门。这种做法的作用是:让大家都明白每种材料及颜色的叫法, 不会出现一种材料几个部门几种叫法的情况, 这样可以杜绝重复采购或者错误采购或者错误发料, 减少不必要的损失 (这种规定在印刷厂对纸张的验收同样适用) 。

制度规定:以后凡有新的材料入库, 都必须填写“物料名称表”送相关部门。

二、建立实物样本簿, 将每一种与品名和颜色有关系的物料建立实物样本, 这样, 可以解决与供应商叫法不一的问题。比如, 一种红色的布, 有的供应商可能叫大红, 有的供应商可能叫深红, 那么, 一切以实物为准就可以解决这方面的难题;名称上的叫法不一同样用此方法去解决。

三、原材料来料检验是一个非常重要的环节, 特别是来料颜色的核对, 更是马虎不得。所以, 制度规定:供应商材料送到仓库时, 仓管员必须填写“颜色核对确认单”, 送采购部进行核对颜色并在“颜色核对确认单”上签名确认后才可发料;同时规定裁床开裁前也必须进行复核。

制度规定, 各有关人员违反以上规定时将承担因此造成经济损失的赔款责任。

系统的制度制定出来了, 那么, 如何使制度落地呢?专家老师采取现场跟进, 用指导, 检查, 监督等辅导手段, 通过精细管理来保证制度执行到位。

比如, 专家老师每天上午都会对头一天所有的“采购入库单”进行检查, 看有没有新的材料入库;如果有, 看仓管员有没有填写“物料名称表”送给相关部门, 同时有没有把它编在实物样本簿中。对没有执行者第一次提出口头批评, 第二次给予书面通报批评并根据制度的规定给予一定的扣款处罚。

再比如, 专家老师每天上午都会对头一天所有的“生产指令单”进行检查, 看仓管员有没有填写对应的“颜色核对确认单”送采购部门确认签名。对没有执行者第一次提出口头批评, 第二次给予书面通报批评并根据制度的规定给予一定的扣款处罚。

专家老师对企业管理人员辅导的做法是:你不懂的我们可以教你;不切合工艺工序流程的制度我们可以修正完善;但你懂了以后不执行那是态度的问题了, 企业既然每月付了工资给你, 你就必须做好本职工作。所以, 你不执行我们要检查监督你执行, 否则, 我们只能按公司的规章制度的规定对你进行处理了。

员工只做有检查的事, 事实证明, 通过精细管理, 我们出台的制度都得到较好的执行, 减少了多宗损失, 达到了降低成本的目的。