仓库管理是由验收入库、保管保养、出库记帐等环节组成, 只有认真做好各个环节的工作, 才能使整个物资管理工作质量得到保障。

按照管理部门的要求, 对仓库物资按类设帐管理, 建立健全仓库实物账簿, 物资验收完后, 应根据验收单, 将物资名称、规格型号、验收数量、存放地点、逐项计入物资实物明细帐上, 及时正确地反映仓库物资收、发、存动态数量, 做到帐帐相符, 账实相符, 账证相符, 这是仓库管理重要的基础工作。

物资的保管保养工作应根据不同物资的性能特点, 结合本地自然条件, 对物资采取不同的科学保管和保养方法, 对物资进行妥善保管。库容库貌反映了仓库管理的管理水平, 也反映了一个单位整体物资管理工作的全貌, 所以, 库存物资要做到“先进先出、分区分类, 合理摆放”。

用货架放置方式将不同的物资进行分类、分区存放。

仓库物资的存放既要按物资类别摆放, 也要按物资数量的多少来摆放。

(1) 按物质的类别存放, 并用不同编号的标签进行区域标识。比如笔墨纸张等办公用品放在一个区域, 编号为 (1) 区;插座电池电吹风等电器用品放在一个区域, 编号为 (2) 区;拖布扫帚水桶等清洁卫生用品放在一个区域, 编号为 (3) 区;香皂肥皂洗衣粉洗衣液等日化产品放在一个区域, 编号为 (4) 区;u盘硬盘等数码产品放在一个区域, 编号为 (5) 区, 各类物资按物资的用途分类放在不同的区域便于管理和存取。

(2) 仓库物资的存放还要按物资数量的多少来进行区域的摆放。物资仓库内按物资数量的多少至少要分为三个摆放区域:第一, 大量存储区, 即以整箱或整件的方式储存, 编为A区;第二, 小量存储区, 即将拆零物资放置在陈列架上, 编为B区;第三, 退货区, 整理货架上的物资, 清除不良品, 并装箱标示, 即将准备退换的物资放置在专门的货架上, 并贴上退换标签标注, 编为C区。

物资存放区域确定后应制作一张物资存放配置图, 凡物资储存均要标明位置, 以便物资分区管理。具体办法是:确定存货及物资摆放位置, 根据存货位置编制配置图。物资要依序由左而右, 由上而下进行摆放, 每一台货架都应视为一个独立的摆货单元, 按配置图进行摆放整理。对每一个区位进行编号;将编号作成贴纸, 粘贴于陈列架的右上角和仓库入口处, 以便于存取。小量储存区应尽量固定位置, 整箱整件储存区则可根据物资的多少灵活安排位置和区域。这样就可以避免因物资存放位置不明确, 造成找不到物资的麻烦。

物资存放货架应设置存货卡, 存货卡上要写清物资的名称, 进货的时间和数量等信息。物资摆放要注意先进先出的原则。也可以按物资入库的时间先后, 如每周或每月用不同颜色的标签, 对物资的入库先后进行明显标识。

储存物资不可直接与地面接触, 这不仅是为了物资堆放整齐更重要的是为了防潮。要注意物资库的温度和湿度, 保持通风良好, 物资库要安装换气扇, 保持库房空气流通, 干燥、不潮湿。物资库选址地势不能太低, 以免大雨后, 雨水进库, 淹没物资, 造成财产损失。

仓库内要注意防火, 在适当位置摆放灭火器, 要在醒目的地方悬挂禁烟标志, 禁止烟火, 要在适当的位置安置摄像头等防盗设施, 以保证物资安全。

盘点分为日常流动盘点, 月季度盘点, 以及年终盘点几种, 这里重点强调日常流动盘点。因为日常流动盘点能实时监控库存的变化情况, 它是月季度盘点和年度盘点最重要的基础工作。日常流动盘点一般是由库房自主发起的选择性盘点, 主要用于及时更正库存, 确保帐面与实物数据相符。日常流动盘点是在进行正常的工作管理的同时进行的盘点, 特点是库存数据会实时变化, 所以需要在进行流动盘点的时候尽量分类别、分批次、分时间段进行, 以便及时更新库存数据, 减少重复劳动。

库管员通过日常流动盘点实时查库, 经常检查各个区位的物资陈列及仓库存货的位置和编号是否与配置图一致, 将各类物资摆放整齐, 并适时提出存货不足的预警通知, 以防缺货。

物资入库验收, 是仓库管理工作的开始, 物资品种数量多, 再加上物资来源不同, 因此, 物资到库后, 必须经过保管员的严格验收才能入库。入库验收应做好四个方面的工作:即按照送货清单验收物资名称, 验收规格型号, 验收质量等级, 验收数量, 为了保证物资验收入库的准确性, 库管员还要经常与物资计划 (订货) 人员及时沟通, 以便正确的对到货物资进行验收和入库。库管员要树立高度的责任心, 精心核对, 认真检查, 验收不合格的物资不能入库。验收要及时准确并在规定的期限内完成, 入库要及时登帐。

物资出库、发放按照“先进先出”的原则, 严格审查领货手续, 防止不合理的领用, 出库时手续不全不发货, 严格按规章制度办事。物资出库要做好登记工作, 要做到物资随到随入、用户随需随取, 以便明确保管责任。

综上所述, 物资的库存管理在物资管理工作中, 具有十分重要的作用。小到几分钱的小东西, 大到几千上万元的重要物资都同样需要精准的管理。不能因为工作马虎和对库房管理流程的不熟悉, 造成工作上的失误, 给国家带来损失。