中小企业是国民经济的重要组成部分, 在促进经济、稳定就业、创新发展、和谐社会等方面发挥着重要作用。经研究调查显示, 大多数中小企业因其自身特点, 限制了企业在仓库管理上投入的财力和人力, 而采用传统的人脑记忆和手工记录, 效率低, 出错率高, 因此需要契合中小企业实际情况的仓库管理系统。

基于条码技术的中小企业仓库管理系统是实现企业精细化物流和库存管理的信息系统。针对中小企业的实际情况, 取消传统的纸质入、出库流转单据, 实时追踪成品使用的原材料批次, 准确快捷地进行仓库盘点, 更加科学地管理仓库各项业务操作, 实现仓库业务流转信息一体化管理。

目前大多数的中小企业并没有完整的、信息化的仓库管理系统, 而是采用传统的人脑记忆和手工记录来完成基本的仓库管理, 这些传统做法的问题主要表现为:

信息错误繁多, 管理的规范化无法保障。人工填写的出入库通知单, 经常出现出入库产品的名称、数量、批次等重要数据录入错误, 造成信息数据不真实, 仓库管理不规范。

信息过于粗放, 管理的时效性无法保障。由于操作设备不能移动, 出入库的操作都是现场确认后, 再手工录入到电脑端;盘库时, 也是先打印清单, 然后到现场库位进行清点。中小企业的仓库管理员总是电脑室和仓库来回跑, 所有的数据都是事先记录、事后录入, 信息粗放, 造成数据延时。

中小企业对仓库管理系统的总体目标是:建立一体化的仓库管理系统, 保证物流和信息流流畅、准确、及时地传达到管理者手中, 从而有效提高企业的管理水平和透明度, 减少时间浪费, 节约成本。在这个总体目标要求下, 仓库管理系统的主要任务包括:一是动态数据任务, 要求能提供准确的进库、出库、盘库、存库等动态数据;二是辅助决策任务, 要求能为管理人员做出采购、生产和出货决策, 维持合理库存量。

基于以上目标和任务, 中小企业仓库管理系统应当具备以下功能:一是会计功能, 在维护库存记录基础数据的正确性和完整性的基础上, 能对库存变化情况及时作出记录, 并随时向管理人员提供完整的统计报表;二是控制功能, 根据企业自身特点总结分析出来的数据模型内化到系统当中, 设定阈值之后, 能帮助管理人员做出相关决策, 从而保证库存合理, 以尽量低的成本满足各类需求, 获取更大的经济效益。

随着市场竞争的进一步加剧, 中小企业生产和库存作业呈现出更加零散化、复杂化的发展趋势, 靠传统的人工纸质记录显然已经无法满足发展要求。为了留住客户, 就必须保证进货、验收、质检和发货等流程更加合理流畅, 减少时间浪费和库存积压。既要保证库存量的准确性, 又要保证库位的合理安排, 同时要兼顾成本控制, 为了同时满足这些条件, 采用条码技术和信息技术相结合的方法无疑是最优选择。

建立全面的仓库业务信息化管理系统, 必然要实现物流和信息流的一体化, 而条码技术能在物流和信息流中间发挥最为关键的纽带作用。条码把产品生命周期中各阶段发生的信息联接在一起, 不论物流到哪里, 都可以自动记录下物流的信息。所以, 只有在条码技术的基础上, 才能实现以信息化促进仓库管理现代化的最终目标。

仓库管理系统的功能架构设计主要包括系统信息管理、条码管理和物资管理三个部分, 模块的划分依据为组织层次和管理职能两个方面。下面以顺德某中型食品厂为例, 说明基于条码技术的仓库管理系统, 其功能架构, 如图1所示。

以下结合该食品厂的实际运作模式, 详细设计基于条码技术的中小企业仓库管理系统的各个模块。

系统信息管理模块包括库位模型管理、企业资源管理和产品数据管理三个方面。

库位模型管理是基础数据管理之一, 主要记录信息包括:仓库号、库位号、是否空库、容积、储存类型、温湿度类型等。

企业资源管理模块包括客户资料管理、供应商资料管理和员工资料管理。

图1 基于条码技术的中小企业仓库管理系统架构  下载原图

产品数据管理是基础数据管理中最重要的部分, 该模块包括四个方面:原材料资料、添加剂资料、成品资料和外包装资料。当企业采购人员购入新型的原材料、添加剂或者改换新的包装材料的时候, 库存管理人员将对这些物资进行统一编码。另外, 管理人员可以随时通过系统进行查询、输入、修改等功能。

物资条码管理模块主要包括:入库单条码、物料条码和库位条码。

入库单条码主要用于查询物品名称、型号规格、数量等相关入库信息。

物料条码用于跟踪物料循环流转, 其条码生成规则如下:物料代码 (5位) +入库日期 (6位) +物料跟踪号 (3位) 。打印的条码为14位唯一的128码, 粘贴到相应物料上作标识。以下为条码样式, 如图2所示:

图2 物料条码标签  下载原图

注:82487为物料代码, 111231为2011年12月31日, 001为物料跟踪号

为了快速查询和定位库位而设计的库位条码, 是由系统分配的唯一编码来标识的, 这些编码打印并粘贴于仓库对应的货架上, 在操作中, 所有的物资条码都支持终端扫码。

入库管理模块主要包括:原材料采购入库、添加剂采购入库、外包装采购入库、成品生产入库、退料入库和退货入库等。入库管理流程, 如图3所示 (见下页) 。

出库物资管理模块包括:成品销售出库、原材料出库和其他出库等。物资出库流程分两种情况:一种是紧急出库;另一种是非紧急配送出库, 如图4所示 (见下页) 。

在库物资管理模块包括:库存盘点、查询与统计、库位优化、库存预警等。

库存盘点主要功能是企业的管理者能获取任意时间段公司库存的具体情况, 包括原材料、添加剂、外包装和成品的具体进出库原始单据和统计数据, 根据这些数据, 能得出企业的总体运作效率。

查询与统计的条件可以是“入库日期、出库日期、品名、仓库号、库位号、批号、经办人”中的任意一项或者多项, 进行基础信息的查询或统计。

库位优化是解决存储零散, 提高出库效率的重要手段, 主要包括定期优化和出库库位优化等内容。

库存预警是根据该食品厂多年运作过程中分析出来的一个数据模型, 内化到系统中, 产生适用于该企业最优的采购策略和出货策略。具体预警阈值与行业景气循环和企业实际情况相关, 企业高层决策者可以根据实际情况调整模型数据, 方便管理者在未来一段时间内对物资做出最优安排。

基于条码技术的中小企业仓库管理系统在顺德某食品厂的实际使用过程当中, 发挥了精细化物流和信息化管理的重要作用:首先它避免了人工记录易出错的弊端, 确保了数据的准确性;其次用实时的动态数据替代传统的静态数据, 确保了数据的时效性。依据组织层次和管理职能来建构的系统, 能满足企业各个职能部门的需求。采购部门通过入库物资管理模块做出采购决策;销售部门通过出库物资管理模块实现快速准确的物资出库;高层管理者可以通过在库物资管理模块, 随时获取任意时间段的公司库存情况, 包括原材料、添加剂、外包装和成品的具体进出库原始单据和统计数据, 从宏观上把握企业的运作效率, 并通过系统预警, 辅助管理人员做出采购、生产和出货决策, 使库存物资尽量不缺不压, 降低物流和库存资金占用额, 提高资金利用效率。

图3 应用实例入库操作流程  下载原图

图4 应用实例出库操作流程  下载原图

依靠技术提升核心竞争力是中小企业的必然选择。基于条码技术的中小企业仓库管理系统, 有利于中小企业进一步降低产品成本、缩短生产周期、加快资金周转、压缩库存、提高企业整体管理水平、增强企业对市场的快速反应能力。