引言:伴随我国人民观念不断转变, 经济不断发展, 现阶段各出版社管理理念及管理方式均得到显著改善, 特别是管理水平实现了质的飞跃, 绝大多数出版社均将编印发行工作予以信息化管理, 但往往忽视了仓库管理的信息化转变, 随着出版社不断发展, 其仓库信息化管理也成为必然趋势[1]。大部分中小出版社在仓库管理中均采用人工管理, 且管理人员普遍素质低下, 使得出版社不能得到有效发展。多数中小出版社图书出版种类及印数均得到提升, 传统人工管理已不能满足目前出版社业务的发展需求, 导致仓库管理出现大量问题与不足。如不能即时统计、统计效率低下、库存无法有效预估、发货速度缓慢、发货差错率高等。本研究首先对我国中小出版社在现阶段仓库管理中存在的问题进行阐述, 后续依据自身工作经验对出版社仓库信息化改造提出一定建议, 为其后续发展提供有效支持。

大部分中小出版社没有先进的信息技术平台支持, 图书、期刊进出仓库全靠手工记录。据相关数据显示, 一些中小出版社仅有入库记录与相关数据, 对图书、期刊等出库没有予以记录, 且图书库存的多少全凭仓库管理人员的直觉与经验判断[2]。此外, 由于仓库信息化管理落后, 导致出版社内部仅能通过社交软件、电子邮件等方式对订单及库存信息进行确认。上述问题与不足对出版社的发展具有严重制约, 且缓慢但是发货速度对出版社形象与声誉均会造成严重影响。

仓库缺乏信息化管理导致多数中小出版社的存库形式及存储分区均凭借经验来确定, 未经过合理、科学的设计与分析, 进而出现图书随意堆放、发挥无规律、保存不完善等问题。图书不断累积、层层堆放, 使得底层图书搬运困难, 且不能有效盘点[3]。仓库内部通道布局不具备科学性, 图书的搬运及装卸仅仅依靠人工进行, 现代化搬运设备匮乏。在增加搬运工作量的同时降低了图书出库及发货速度, 四仓库管理难度大大增加, 且对中小出版社的采购、销售工作造成严重制约。

仓库缺乏信息化管理, 不需要先进的管理设备使得大部分中小出版社在招收管理人员时未考虑学历、资质、管理经验等内容, 导致仓库管理人员层次不一, 素质相对低下。造成此种现象的主要原因是出版社管理人员未意识到仓库部门管理的重要性, 认为在仓库管理方面可节约成本[4]。若长此以往, 必然制约出版社难以正常运转, 先进的设备及信息化技术不能得到有效应用。

在仓库信息化改造前需明确其主要目的是对传统仓库管理过程中存在的问题予以解决, 最终保障库存信息及时性及准确性得到提高, 基于信息化及技术基础保障仓库数据的真实性与有效性。因此, 对目前中小出版社仓库信息化管理存在的问题进行分析发现, 人工操作环节在其流程中不能予以有效监督, 管理人员的工作失误是造成数据失真的主要原因。而发货环节出现的误差与问题是导致库存量上报错误的根本原因, 不论是发货地址错误还是图书种类、数量错误, 大部分均是人工管理造成[5]。此外, 因管理人员素质与能力不一, 导致查阅与找书困难, 管理人员的找书、配货速度不能满足发货需求。而仓库利用率地下, 主要由于仓库区域划分不合理导致, 库位的有效划分主要为方便管理人员配货。仓库信息化改造的主要思路需基于目前仓库条件, 不予以过多的资金投入, 仅通过构建合理、科学的管理系统, 采购必要的先进设备, 以降低仓库管理人员差错率为主要目的即可。图书、期刊进出库在每个流程均需进行有效监控, 结合以往经验而言, 从源头控制出入库不会产生较大差错, 反而可从根本上减轻仓库管理人员工作量, 有效提升工作效率, 同时将其工作流程及步骤记录于监控系统中, 以便后续查看。

首先需在仓库配备基础的网络与电脑设备, 其中包括标签打印机、无线路由器、宽带等, 其主要作用为方便与出版社随时联系, 并作信息沟通手段。此外, 还需进行一下改造:

(1) 改造库位管理。如在原有大库位的基础上进行改造, 将其划分为平均的1平方米小库位, 同时添置立体书架, 可将打印好的条形码贴于书架, 不同库位存放的图书种类都应详细记录在信息管理系统中[6]。库位科学化管理后, 可改变以往依靠管理人员记忆等方式查询图书位置的方式, 其可有效加快配货速度, 提高工作效率。在设备改造以前, 为使记忆方便, 需在每块垫板中存放同一种图书, 避免图书存放差错。设备改造后, 各垫板中可存放不同图书, 并适当增加堆放数量。另外, 可将库存量较少的图书堆放于立体书架中, 将被占用的库存释放出来, 提高仓库使用率。且因空间利用率的提高, 出版社的大量库存便不必着急处理, 可存放与仓库中, 进行网络销售。

(2) 电子秤的使用。使用含有电脑出书接口的电子秤, 可在图书放置在电子秤时自动将图书重量录入在信息管理系统中。图书在出库时, 通过图书实际重量与理论重量之间比较, 若误差在正常范围内可及时通知管理人员配货、发货, 电子秤的有效应用可避免发货前管理人员再次清点图书这一步骤, 提高了配货与发货效率, 可降低图书清点差错率。进一步证明通过电子秤称重, 并进行运费计算, 可保障出版社仓库管理更加科学、合理[7]。

(3) 无线条码枪的使用。无线条码枪是中小出版社仓库信息化改造的重要步骤之一, 条码枪能够对图书中的条形码进行读取, 同时对图书的印次及版次进行识别, 顺利解决图书印次及版次管理问题。图书在出库时, 图书名称与册数会在条码枪上按库位顺利依次显示, 仓库配货人员可根据指示至不同库位取书、配货, 再使用功能无线条码枪验证所取图书是否正确。而图书在入库时, 也可根据条码枪上显示的册数、印次对其进行识别, 加快图书归库时间, 后续再使用无线条码枪进行验证。

(4) 规格统一的周转托盘使用。一整包图书正好可与周转托盘容量相同, 系统将每张送货单划分为多个图书包裹, 将其置放于周转托盘中, 以便对运费及图书包裹大小进行监控。

仓库信息化改造的核心之一是管理系统的开发与使用, 基于校验仓库、系统监控以及科学化管理的思想指导, 各中小出版社需要对自身进出库流程予以有效优化、重新梳理, 同时注意省略不必要环节, 提高仓库工作效率, 降低差错率, 故管理流程信息化改造主要方式如下:

(1) 入库流程。仓库管理人员使用条码枪对图书条码进行读取, 并依照系统提示信息依次输入图书的数量、规格、印次、版次、册数等, 再使用电子秤称重, 以理论占库容量选择库位。运输人员需依照仓库管理人员确认的库位和数量进行分区堆放, 最后通过条码枪再次确认完成入库。次外, 需特别注意的是, 为保障图书可按印次管理, 不应将不同版次及不同印次的书放在同一库位中。

(2) 出库流程。依照出版社周转托盘实际大小, 由系统将送货单进行拆分为不同小单, 在运输人员取书之前, 管理人员使用条码枪读取周转托盘条码, 保障拆分后的小单与周转托盘一一对应, 后续再后信息系统将不同小单中的图书进行有效排列, 在其排列三顺序显示在条码枪上后, 运输人员即可根据提示取书[8]。此外, 将送货单的与图书中的条码进行对比, 可确保在取书不会将图书种类取错。成功取书后, 由仓库管理人员逐一检查, 再称重, 通过与理论重量的比较, 确保图书发货种类与发货量的准确, 还可根据运费标准与图书重量计算出不同货包的运费。经管理人员检查合格后的图书即可进行打包处理, 再由系统打印出相应标签, 可进一步确保收货人、收货人联系方式及收货地址不会出错, 并在包裹上标准好包裹重量、承运人等信息。通过优化、改造出库流程, 使得仓库配货人员取书效率更高, 加快了配货速度, 将发货差错率降至最低。

(3) 退书流程。仓库管理里人员在条码枪中输入退单中的退书单位后, 使用条码枪对所退图书的条码进行读取, 在依照图书上的印次、版次依次输入到条码枪中, 区分出可再次使用书籍与不可使用书籍, 最后在条码枪中输入可使用书籍数量与不可使用书籍数量即可完成图书入库, 退书流程结束。相较于传统退书方式与退书流程, 此种退书方式操作简单、流程简洁, 且可同时保障录入数据的准确性。

综上所述, 仓库是出版社发行图书及进行自我推广的重要保障, 仓库管理是否规范、有序, 其发货时间、发货量是否与客户要求相匹配等均与出版社企业形象及销售业绩息息相关。中小出版社应对仓库现阶段存在的不足与不合理现象进行该进与优化, 重视仓库信息化管理与改造, 定时引进先进的设备与优秀人员, 为企业后续快速、平稳发展奠定基础。