随着计算机的发展以及信息的发展, 社会各个领域对信息处理都高度依赖, 人们利用计算机能够进行信息管理, 并对所需的数据进行控制, 这样不仅提高了工作效率, 且数据的安全性和完整性也得到了很大的提高。电子商务的出现带动了更多的物流, 使得仓库中存放的物品也越来越丰富, 随之而来的就是如何进行货品的有效管理。调查资料显示, 基于手绘 (或机打) 的文字、表格等纸质的手工管理存在这很多的弊端:采用手工对账的方式, 不对管理者的管理权限等进行制约, 所有人都能够查阅内部资料, 极易引起内部资料的泄露。并且需要处理的信息量较多, 极易造成数据的流失以及错误的信息, 也不利于数据的查阅。总的来说, 传统的库存管理方式缺乏科学规范的管理手段。因此, 很有必要建立一个给基于信息时代下的仓库管理体系, 使库存管理工作更加规范有效, 方便管理人员的日常工作, 提高管理的效率。

目前国内外对于这类系统的研发也很多, 主要是针对各企业的自身特点, 专门开发了库存管理的软件, 同时, 这类系统又都在不断地更新与发展, 从而使得应用面进一步扩大, 大多都能应用在针对性极强的单一企业的仓库管理, 故通用性极差, 仅仅是针对单个企业或单位, 放于其他企业或单位就必需要进行大量的改动, 系统管理的开发还有进一步研发和实践的空间。因此, 开发一套适用于信息时代下的通用性的库存管理系统是必不可少的。主要是针对信息时代下对繁多的物品进行管理, 并能使用与各类企业或单位对于仓库管理的需求而开发出一套通用性极强的管理系统。

由于通用的库存管理系统的主体是对仓库中的各类货品信息进行管理, 因此重心主要考虑仓库本身的管理, 以及对于货品的入库、出库信息的管理, 日常的统计查询, 并可以将查询的结果以报表的形式进行输出等功能进行开发。因此应能包含这些常用模块。同时出于安全性的考虑, 系统的管理人员已经日常工作人员应进行权限划分, 使得各类人员的权限设置应能实现, 系统主要是从设置用户权限, 使得不同的用户从登录模块就能进行功能的设定和功能屏蔽。

对于仓库而言, 主体工作就是存放货品, 因此货品本身的信息、存放仓库的信息管理功能应为仓库管理系统的中心, 要能够使得工作人员方便的对各种货品信息进行实时分类管理, 包括如何更新货品数据库中相应的数据等, 用户应能快捷地对货品进行录入, 并对货品的入、出库进行实时登记。仓库货品的数据量越繁多, 数据的完整性和私密性要求就越高。库存系统要能对货品信息进行管理和总体统计, 亦能对仓库信息, 供货方和经办人信息进行查看及维护。管理员可以对有关数据进行浏览、检索、增加删除以及统计等, 并可以对一些基本的信息生成报表形式, 或打印输出。

系统功能模块主要可以成如图1所示。

为方便系统功能测试, 在开发此库存管理系统时是主要是基于单机系统, 并能扩展到C/S或B/S。因此建立了单个的数据库, 具体应用时可根据实际进行调整, 在此数据库基础上建立对应的表, 这里列出部分数据结构表, 如下所示:

货物表 (编号, 物名, 类别, 型号, 所属部门, 所属库编号, 所属库名称, 单价, 出库价, 原始库存, 默认货位, 警戒底线库存) 。

入库表 (入库时间, 单号, 货物编号, 数量, 进货价, 总额, 已付款, 供货单位编码, 供货单位名称, 经办人编码, 经办人, 增值税率, 备注) , 出库可参照此表。

图1  下载原图

仓库信息表 (仓库编号, 仓库名, 存货种类) 。

供货单位信息表 (收货单位表等同) (单位编号, 单位名称, 单位地址, 电话, 联系人) 。

经办人员表 (编号, 姓名, 家庭住址, 办公电话, 家庭电话) 。

用户表 (ID, PWD)

本系统可采用多种可视化界面开发软件来实现, 数据库也可以根据信息的大小自行搭配, 为测试系统的可行性, 本系统在测试时采用的是VB+ACCESS进行开发系统的。设计之初本系统由33个窗体组成, 主要包括:系统主界面, 欢迎界面, 登录界面, 入库和出库窗口, 报表汇总、打印及查询等界面组成。

系统先设置了欢迎进入界面和登录界面, 主要是用以身份识别, 按权分配功能模块, 要求用户必需输入合法的用户名和密码, 而后进入其对应权限的主界面, 为方便用户操作在主界面窗口中配有菜单和工具栏, 能快速地链接到各自的功能模块界面, 包括库存管理, 入库、出库管理, 盘存管理, 综合管理, 附加管理, 日志 (历史记录) 管理, 数据的查询和输出。