存货的账实相符一直是财务人员心中的痛。存货账实不符,意味着企业成本不准确、大量的待工浪费、交期延后、竞争力下降。其实这不仅是财务的问题了,而是全公司的问题。很多中小民营企业的财务人员甚至对存货账实相符绕道而行,从来都不管仓库盘点的事情。
笔者最近走访了几家企业,发现一个现象:老板们有每年计算利润的土办法,就是每年年底看看自己口袋里结余了多少现金,加上应收账款再减去应付账款,这个结余就是他们的利润。这已经进步很多了,很多年前的老板们只是到年底看自己结余了多少现金,连应收、应付账款也不太关心。
有些企业老板很困惑,自己明明算着是赚钱的,为什么到年终会亏损?最直接的体现就是资金紧张。再问每个部门的业绩,都说自己做得很好,为什么到了年底看财务账,数据就那么不好看呢?
大家可以发现,只要是直接能看到结果的费用支出,基本上都控制得非常好。只要是拐了弯的费用,控制得都不好,控得太死了起不到作用,控得太松浪费很大。而做为存货,不知道拐了多少道弯才能真正到客户手里。这个过程漫长而复杂,不小心就走弯路,只要不是流水作业就会增加几倍的成本。工地的沙土挪个地方还都需要人工费呢,存货也是同理,只是简单地挪个地方就要花成本。
仓库的主要工作就是收发存。如果账实不符,就意味着收发环节出了问题。由此展开想象,间接造成的损失是很难计算出来的。仓库的工作琐碎而重复,工资待遇也不高,感觉不到任何的含金量,人员流动很频繁,所以很多企业的仓库管理就成了空谈。
有的企业习惯了挣钱容易、利润高,掩盖了很多内部管理的问题。但利润降低了,很多企业开始向内寻找利润点、重视成本。重视成本自然要重视供应链。仓库管理是供应链中重要的环节。由此,未来也会诞生一批优秀的供应链企业。
财务人员在仓库管理过程中能起到哪些作用呢?
仓库的人员配备,每日什么货品,多少收发存流量,应该配多少人员、设备、场地?懂行的人可能大概了解配备标准,不懂行的人可能连一点概念都没有。所以,财务人员平时要多去仓库观察,多了解仓库管理人员每天的工作量,多和行业专家交流。
仓库的收发业务不仅是部门的工作,还会涉及到其他部门甚至供应商、物流商。收发准确度越高,出错率越低,最低库存也越低,货物的周转速度也越快。
无论什么工作,一定是会做的那个人成本最低。会做的人,不出错、可以一个抵几个人用甚至还可以带出更多会做的人,成本自然就低,慢慢地就能做到良性循环。财务支持专业的人做专业的事,最好的方式就是依靠数据的收集和分析,让仓库管理者的业绩用数据来说话,比如,实际用人数量与配备标准对比,设备、场地同理;货物周转速度越快,占用场地就越少,场地的效率也就越高。
这几年,大家开始关注人工效率,很多企业大量使用临时工。这部分人工不计算人员数量,看起来人均效率很高,实际上全然不是那么回事。所以,财务人员需要关注临时工的配备标准和实际业绩产出量。当企业仓库管理还没有规范的时候,大量临时工的使用可能会给企业带来更多的投诉和退款,当然,季节性或阶段性使用临时工也很正常。
当仓库管理者想要提升人工效率的时候,就要思考仓库工作人员怎样准确率最高、哪些动作成本最低、在什么情况下走路最少出活最多?怎样借助最简单的工具和设备减少人力?在这种情况下,仓库管理的标准化规范也会逐步推广。但任何人和事都会有极限,工作量超出了人的极限,可能成本会更高。这也是需要财务人员关注的。
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