随着企业不断的发展, 传统意义的仓库得到改善。仓库也有许多不同的名称:物流中心、配送中心、物资部门、材料库等[1]。无论叫法如何改变, 仓库的实质意义并未改变, 仓库是大型的中转站, 主要功能与作用是保障生产货物的正常运转。笔者从以下几个方面深入研究以Excel为终端界面的仓库管理系统。

目前大部分的ERP系统都可直接输出Excel类文件, 通过E-mail或网站的方式实现数据共享。如:客户要求供应商供货时使用客户的标签, 包括客户在仓的流水号, 用传统思维和方式是不可能完成的, 但通过Excel及Excel自带的VBA, 编写一些简单的程序就可以实现。如:客户定时定点 (如每天上午10:00) 给供应商提供送货需求信息;供应商收到邮件后, 通过Excel, 将信息导入供应商自己的ERP系统, 结合内部的信息, 将需要的内容在Excel罗列;打印标签的操作员检查确认无误后, 启动Excel上的分配标签按钮, Excel会根据际发货数结合标准包装数, 分配标签;所有标签打印完毕, 并检查无误后, 通过Excel内的发送邮件按钮, 将所有标签信息以Excel形式送回给客户;最后, 客户只需要将标签信息导入其ERP系统, 通过扫描枪逐一确认收到货物即可。

在仓库系统的实际运作中, 会遇到很多特殊情况, 对于特殊情况, 单纯ERP系统是很难实现的, 但如果利用Excel, 就变得轻而易举了。如:上面提到临时修改标准包装数, 如果在ERP系统内, 就要找到自动IT工程师进行修改, 而且需要作很多程序上的修改、测试, 耗时耗力。但在Excel中, 会做很多预留, 只是要在标准包装那一列, 修改一下数据, 通过Excel的简单公式, 马上就可以计算出来, 而且完全不影响ERP系统, 一个文员就可以完成, 还可以节省人工成本。

对于工厂来说, 仓库管理系统不仅是要管理好进、销、存, 其它部门还需要利用仓库的库存作一系列的数据分析, 如只是单纯的ERP系统, 其分析是有限的。如:海外的客户, 由于要经过漫长的海运, 但每个国家和地区的海运时间都不相同, 海运时间和截关日期是会变动的, 客户订单上通常标明的是到其仓库的日期, 这样, 仓库在安排出货时, 就要根据很多个条件去计算具体出货日期和货柜预订需求。

如果只使用ERP系统, 几乎是无法实现的。但通过Excel, 只要设置好客户对应的海运周期和对应码头的截关日期系数, Excel就可以利用仓库系统提供的库存及供应商的供货预计日期, 计算出具体出货日期及货柜预计需求, 如果结合定时器, 还可以提前邮件提醒, 同时通知多个部门作好出货前准备工作, 如报关资料准备, 订柜等。

仓库管理重要的作用是维护物流系统和供应系统的结点, 并进行调控。随着我国企业的不断发展, 仓库管理要求水平也不断提升, 导致企业之间竞争加剧, 仓库管理系统在企业竞争中的信息化需求不断增长。在我国, 仓库管理系统被分为三种类型: (1) 以配送为主要业务物流系统。例如, 一些连锁店的物流配送中心, 从供货商取的Excel形式的发货单, 选择仓库需要的产品属性。 (2) 以整合仓库信息为主要工作系统, 主要的工作流程是协调、整合自动化设备之间的信息系统。例如, 某猎枪厂在制造某一产品时, 会特别订制一种喷砂设备, 专用设备也会有自己的独立系统, 区分与企业通用设备信息系统。 (3) 以经营仓库存储为重点应用系统。例如, 大部分物流公司都是使用仓库管理系统, 方便企业提供仓库存储的业务。

市场的需求变化, 使仓库管理系统出现严重的分裂现象。大多数供货商所使用的仓库系统, 服务的人群对象都很单一, 解决方案都存在很大弊端导致信息传递不流畅, 信息资源共享困难, 造成企业运作速度或者服务水平无法提高。企业与企业之间信息系统的不同, 会产生互相矛盾的数据报表。

什么是Excel服务器?简单介绍就是以Excel、数据库、网络三方面结合在一起, Excel和数据库相结合成一种网络数据报表的工作环境。利用这种工作系统, 不仅能够轻松自主地工作, 还能快速适应市场变化的管理系统。如办公自动化系统、集成化管理信息系统、客户关系管理系统等。Excel服务器具备以下几个特点:自主使用, 操作方便容易;数据高效集成, 系统安全可靠;系统更新快, 应用广泛。

物品信息首先要进行入库管理, 入库管理又分为物料的编码、物料名称、入库数量、生产日期、入库时间日期和仓库摆放位置;其次进行出库管理, 出库管理又包含物料的编码、物料名称、出库数量、出库时间日期等信息。以上所叙的相关功能应用都会根据具体情况需求编排设计, 使Excel在仓库管理系统中数据报表的功能更加完善。

Excel能够从仓库管理系统以及中国银联终端远程维护管理系统直接获取系统内部数据信息。具有代表性的特点:Excel数据报表, 能够直接和各种系统资源共享, 且操作方便简洁;减少管理层找操作层催促数据报表的工作步骤, 大大加快工作进度;将管理层的特权直接显示出来。

通过Excel直接获取仓库管理系统数据的安全性是得到保障的。首先, Excel宏经过加密, 除了顶级电脑高手, 一般人无法破解;其次, Excel宏与仓库管理系统程序接口前, 必须提前将该程序接口安装成功, 否则无法使用;最后, 登陆仓库管理系统数据库必须持有用户名和密码, 除非是用户名与密码泄露, 否则外人无法访问数据系统。

Excel好控制格式, 是很好的数据载体;可以通过VBA自动化语言制作Excel的登录系统, 并能轻松地在Excel里开发自动化程序且功能强大, Excel是很好的接口程序[2];实现在Excel里建立不同数据库, Excel又是很好的传输中间件。一般不同系统之间是靠有缝连接, 例如, 在企业制造链里, 供应原材料客户与成品接收方的客户, 这是两个不同系统, 但以Excel为终端界面设计的仓库管理系统用最简单的流程清楚表达不同系统的链接关系。

仓库管理系统使用JAVA开发前端工具, ORACLE9开发后端数据库。具体实现根据系统设计步骤操作, 物料入库时要先将货物进行编码处理, 已经贴有条码的物料不需要修改, 继续使用之前的代码。物流编码设计中要考虑物料本身因素进行编码设计, 如货物的类别、货物存放的时间、货物实际用途等。货物录入入库系统完成后, 记录入库命令的缓冲区写入到入库历史记录[3]。方便后期信息库资源的查询和更新, 根据市场需求, 做到品种多样, 数量较少, 以市场需求为导向, 满足市场需求。

仓库管理与Excel完美结合, 提高了仓库管理系统数据报表的准确性和及时性, 解决我国的仓库管理工作者以前的管理效率低下, 劳动强度过大的问题, 仓库管理系统更加科学、人性化。巧妙将Excel与各种操作系统完美结合, 使其具备能够满足当代企业对仓库管理的要求。