仓库是保管、存储物品的建筑物和场所的总称, 在物流系统中是企业储存原材料、半成品、产成品的场所。仓库作为物流节点在企业的整个供应链中起着至关重要的作用, 如果不能保证正确的进货和库存控制及发货, 将会导致管理费用的增加, 服务质量难以得到保证, 从而影响企业的竞争力。而作为物流管理重要职能之一的仓库管理 (Warehouse Management) , 在物流的运作中起着至关重要的作用。仓库管理是仓库功能得以充分发挥的保障, 在生产和储存环节中不能有任何的疏忽和大意。
优秀的仓库管理可以保障公司正常生产的连续性和秩序性, 使仓库作业合理化, 减少库存资金占用, 对企业的发展起着至关重要的作用。
仓库管理工作量大且头绪繁多, 其大概工作内容如下:全面管理仓库日常工作;协调收发货及退换货工作;常规性对仓管员实施培训和技能提升;针对仓库的盘点、组织、监督以及仓库存卡的复核性稽查, 并负责库存实物;针对货物的出入库及堆码进行有效合理规划及库位的整理, 确保提高仓库利用率;针对装卸力量进行调配与控制、整理库区环境并对其进行考核;管理客户库存信息、协调仓库与各部门的工作关系;发挥团队作用, 高效实施与沟通。另外, 新型仓库管理工作应在以上基础上具备较强的仓库管理系统的使用、维护和开发能力。
仓库管理人员对规格型号和数量把握不够准确, 对一些物资的消耗没有预见性往往造成供货提前期不准, 采购量不准、导致提前或延期交货, 造成物资积压或者影响生产。
库存控制是企业物资管理核心之一, 目前企业在库存控制方面存在两种现象:一种是企业的库存量过大, 有的物资早已淘汰, 超储积压, 占用大量库存资金, 也为盘点、清理、对账等工作带来不便;另一种是库存短缺, 影响到企业的生产, 增加急用料, 使物流成本上升。
实时性差。库存与审批由不同的部门担任, 二者之间通过电话联系, 无法实现同步更新, 这就使主管部门对库存难以做到心中有数。
入库出库费时费力。备件入库时, 需要在各自的登记页码上进行登记。如果入库的备品备件数量繁多, 其工作量非常繁重。
元器件查找困难。备品备件的登记方式不灵活, 只能根据备件的名称和型号在账本中查找, 一旦某个元件没有库存, 无法实现模糊查询, 找到相似型号或者代用品。
透明度差。由于备件种类繁多, 因此仓库保管员对每种备件的数量和状态很难做到心中有数, 过期备件无法及时更新和保养, 库存量少的备件也无法得到及时补充。因此, 需要一个集入、出、管、查于一体的应用系统来协调各部门之间的关系, 以简化备品备件入库出库步骤, 缩短工作时间, 提高工作效率。这套系统同时又必须具有异地查询的功能, 以方便上级部门对仓库库存的管理, 做到心中有数, 克服工作的盲目性, 以适应高科技条件下的需要。
库管人员业务水平有待提高。目前大多数厂矿库房已引进库存管理软件, 但由于生产单位的材料员和一些保管员学历和业务水平较低, 缺乏专业的库房管理知识和计算机技能, 导致计划批料领料还不能正常进行。
仓库管理应保证满足公司生产经营所需的物资需要, 不缺货断档, 并使库存物资、采购成本总额资金费用最小化。
定位管理。库存商品要进行定位管理, 其含义与商品配置图表的设计相似, 即将不同的商品分类、分区管理的原则来存放, 并用货架放置。物资入库后, 需按不同类别、性能、特点和用途分类分区码放, 做到“二齐、三清、四号定位” (二齐:物资摆放整齐、库容干净整齐。“三清”, 材料清、数量清、规格标识清;“四号定位”, 按区、按排、按架、按位定位) 。
分散交叉管理。各类物料分别由其使用部门设立仓库保存。其中, 原辅材料仓库可以由采购部主管, 在制品、半成品、包装物仓库可以由生产制造部门主管, 成品、备品备件、工具仓库可以由营销部门主管, 办公、卫生用品仓库可以由行政总务部门主管。公共仓库内至少要分为三个区域:第一, 大量存储区, 即以整箱或栈板方式储存;第二, 小量存储区, 即将拆零商品放置在陈列架上;第三, 退货区, 即将准备退换的商品放置在专门的货架上。
确定区位后, 制作一张配置图, 贴在仓库入口处, 以便于存取。小量储存区应尽量固定位置, 整箱储存区则可弹性运用。若储存空间太小或属冷冻 (藏) 库, 也可以不固定位置而弹性运用。商品储存货架应设置存货卡, 商品进出要注意先进先出的原则。也可采取色彩管理法, 如每周或每月的不同颜色的标签, 以明显识别进货的日期, 确保物品的先进先出管理原则。
根据ABC分析法 (又称巴累托分析法、ABC分类管理法、重点管理法等) 将管理对象分为A、B、C三类, 以A类作为重点管理对象。将平均资金占用额累计百分数为60%~80%左右的前几个物品, 确定为A类;将累计品目百分数为20%~30%, 而平均资金占用额累计百分数也为20%~30%的物品, 确定为B类;其余为C类, C类情况正和A类相反, 其累计品目百分数为60%~80%, 而平均资金占用额累计百分数仅为5%~15%。仓库对各类物资进行分类统计, 分为A类、B类、C类, 分别按重点、次要和一般性级别管理。
为了加强公司内部管理, 及时掌握公司各项原料、存货等物料的准确数量保证公司各项资产的安全、完整, 使盘点工作规范化, 盘点管理中应重点核对物料实物与账卡的准确度;核对物料的有效期限, 预防滞成品与废品发生, 以便及时掌握分析公司的损益和各类物料的库存数量以防发生非正常的短缺。预防并检查登记差误、计算差误、编号差误、放置差误、保养差误等库存误差减少损失。
面向库存商品, 根据库存数量多少、发生质量变化速度、危害程度、季节变化, 按轻重缓急分别研究制定相应的技术措施, 使货物质量不变, 最大限度地避免和减少商品损失, 降低保管损耗。
储存商品不可直接与地面接触;注意仓储区的温湿度, 保持通风良好, 干燥、不潮湿;仓库内要设有防水、防火、防盗等设施, 以保证商品安全;仓储存取货原则上应随到随存、随需随取, 但考虑到效率与安全, 有必要制定作业时间规定。
仓库保管员必须合理设置各类物资和产品的明细账簿和台账。仓库保管员对当日发生的业务必须及时逐笔登记台账, 做到日清日结, 确保物料进出及结存数据的正确无误。及时登记台账, 保证账物一致。
仓库保管员必须对各类库存物资定期进行检查盘点, 并做到账、物、卡三者一致。必须定期对每种铸件材料的单重进行核对并记录, 如有变动及时向领导反映, 以便及时调整。以便做好各类物料和产品的日常核查工作。
仓库保管员必须定期进行各类存货的分类整理, 对存放期限较长, 逾期失效等不良存货, 要按月编制报表, 报送领导及财务人员。
另外, 仓库管理人员要与订货人员及时进行沟通, 以便到货的存放。此外, 还要适时提出存货不足的预警, 以防缺货。商品进出库要做好登记工作, 以便明确保管责任。但有些商品 (如冷冻、冷藏商品) 为讲究时效, 也采取卖场存货与库房存货合一的做法。仓库要注意门禁管理, 不得随便入内。
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