第三方仓库又称合同仓库,是指委托企业将仓储等存货管理环节转包给外部公司,由外部公司提供仓储及物流服务的存货管理方式。第三方仓库是第三方物流的基础形式,传统第三方物流企业主要以提供仓储和配送服务为主。
前人的研究主要集中在第三方物流的定义及第三方物流公司运营管理方面,从委托企业角度探讨第三方物流管理的文献较少。相关研究成果如下:
Levi(2015)将第三方物流定义为委托企业借助其他公司进行仓库、发货等运营流程的综合功能。M.Zadi(2015)认为第三方物流是企业服务外包的重要方式之一,物流外包能给企业带来诸多便利,帮助企业节约运营成本。
李卓(2015)认为第三方物流能为委托企业提供多元化的服务,这些服务可以更好地满足客户需求,具有低廉、专业、时效高等优势。刘孟奇(2015)认为第三方物流不仅可以帮助委托企业降低成本、完善运作模式,而且能扩大委托企业的影响力和品牌效应。杜昊宇(2015)认为在“互联网+”的时代大背景下,第三方物流企业要提高信息化程度,实现转型升级。
随着社会分工的发展和电子商务的深度普及,越来越多的企业选择委托第三方仓库等专业物流企业进行存货管理。第三方仓库作为专业的物流服务提供商,其能够为委托企业提供高效的仓储和分销服务,帮助企业减少自建仓库开支,有效利用资源,提高综合竞争力。
(1)提供专业的仓储服务
第三方仓库一般根据相关技术规范建造,可以为委托企业提供专业的装卸、存储、运输、信息服务等全套物流及仓储服务,并利用其专业的供应链管理能力和规模效应,帮助企业改善管理、降低成本。部分第三方仓库还拥有储存、运输特殊物品资质,可满足企业个性化、高标准的仓储需求。
(2)减少自建仓库开支
使用第三方仓库可以减少企业自建仓库开支及固定资产投入,加速资金周转,提高资金使用效率。企业可以根据经营需要灵活调整仓库面积,合理配置仓库地域分布,解决企业普遍面临的异地储运、淡旺季存储等仓储管理难题。
(3)提高企业综合竞争力
委托企业将非核心的仓储物流业务外包给物流公司,物流公司通过其专业的物流技术、强大的物流网络等资源帮助企业实现物流活动的高效运作,委托企业可以将更多的资源聚焦到主营业务和优势领域,提高企业的综合竞争力。
企业委托第三方仓库进行存货管理固然可以享受一系列便利,但因所有权和管理权分离造成委托企业对物流活动失去直接控制,第三方仓库管理实践中普遍存在供应商管理、存货管理、信息系统建设与对接等问题。
(1)供应商管理
第三方仓库为委托企业提供仓储物流服务,应作为委托企业供应商,纳入委托企业服务采购管理。供应商管理相关的问题,主要包括企业是否建立完善的服务采购流程、是否将第三方仓库选择纳入采购流程管理,以及第三方仓库资质能力是否满足公司需要、成本是否最优等。
(2)存货管理
存货管理包含出入库、实物保管、定期盘点等环节,主要风险在于出入库手续是否完备、第三方物流公司是否有能力对入库存货进行检查验收、仓储环境是否满足货物存放要求、仓库管理是否规范、企业是否建立定期对账和盘点机制等。
(3)信息系统对接
信息系统是消除委托方和保管方信息不对称、加强第三方库存管理的重要工具,其管理风险主要体现在以下两个方面:一是委托方和仓储企业信息系统是否可以对接,委托方是否可通过信息系统传递出入库指令、查询订单状态、跟踪货物库存情况、获取存货报表等;二是第三方物流公司的信息系统安全是否符合要求,是否建立必要的隔离机制,保障客户商业信息安全。
2020年9月28日,广州市浪奇实业股份有限公司(以下简称“广州浪奇”)发布《关于部分库存货物可能涉及风险的提示性公告》(公告编号:2020-069),广州浪奇无法对存放在江苏鸿燊物流有限公司(以下简称“鸿燊公司”)及江苏辉丰石化有限公司(以下简称“辉丰公司”)的货物开展正常盘点及抽样检测工作,也无法办理提货,相关存货价值为5.72亿元。12月26日,广州浪奇发布《关于部分库存货物可能涉及风险的进展公告》(公告编号:2020-103),公司已掌握证据表明,贸易业务存在账实不符的第三方仓库存货金额及其他账实不符已发出商品金额,累计达到8.98亿元。
广州浪奇称其分别向鸿燊公司、辉丰公司等第三方仓储公司发出《关于配合广州市浪奇实业股份有限公司现场盘点、抽样储存于贵司库区的货物的函》,要求第三方仓储公司配合进行货物盘点及抽样检测工作,但两家公司均否认保管有广州浪奇存储的货物。其中,辉丰公司(“*ST辉丰(002496.SZ)”)回函并公告称其从未向公司出具过《2020年6月辉丰盘点表》,也未加盖过辉丰公司印章,该盘点表上的印章与辉丰公司印章不一致。
浪奇存货丢失事件引发资本市场及监管机构巨大关注,“洗衣粉跑路”等关键词迅速登上热搜,证监会于2021年1月对“广州浪奇”启动立案调查,截至目前,相关调查工作正在进行中。
存货是公司重要资产,因流动性强、价值变动频繁等特点,一直是内部控制、会计核算、信息披露的重点和难点,根据公告内容,浪奇存货丢失事件反映出公司第三方仓库管理中存在的问题主要包括以下方面:
(1)供应商管理及合同管理存在重大缺陷
存货丢失事件中,第三方仓储服务提供商辉丰公司称其从未与广州浪奇签订过编号为ZC19-20、ZC19-21、ZC19-25、ZC19-39的《仓储合同》,鸿燊公司仓库现场条件简陋、储罐无取样口,导致无法盘点。一方面暴露了广州浪奇在供应商管理、合同管理方面存在重大缺陷;另一方面反映出公司合同签约及合同管理内控失效。
(2)第三方仓库存货管理形同虚设
广州浪奇称公司《贸易仓库管理制度》对贸易业务仓库管理及日常仓储作业的各个环节做出了规范,包括进出仓管理、存货管理、仓库盘点、库龄管理、单证数据管理、费用结算、仓库开发程序、现场考察、仓库供应商确认等。但从公告情况看,辉丰公司否认存储过浪奇公司存货,也从未向公司出具过《2020年6月辉丰盘点表》,表明公司第三方仓库存货管理制度形同虚设,没有认真执行存货盘点、单证数据管理等内控措施。
(3)涉嫌舞弊及财务信息不真实
存货作为公司重要资产,既关系到采购付款,又连接收入利润,如广州浪奇这样的大额存货不实,可能会涉及采购环节舞弊或收入利润调节。公司贸易业务涉及的存货风险、应收预付等债权债务、公司相关人员涉嫌刑事犯罪的有关事项,公安机关、监察机关等有关部门仍在侦查之中。广州浪奇存货丢失事件是否存在舞弊及财务造假,需待公司及监管机构进一步公告。
针对上述第三方仓库管理中存在的问题,结合广州浪奇存货丢失原因分析,我们提出第三方仓库管理建议如下:
企业应将第三方仓库选择纳入采购流程进行统一管理,通过收集供应商资料、组织供应商评审及现场考察等程序确定合格供应商;通过谈判或招标选择供应商,定期开展供应商后评价,及时维护合格供应商名单。
同时,企业应加强合同签约及印章管理。当合同一方当事人是授权代理人签署合同时,应审查其代理人资格并要求出具授权委托书,在授权委托书中应明确载明代理人的姓名或名称、代理事项、授权权限、代理期间等关键信息。公司公章、法人章、合同章等印鉴应由专人保管,经授权审批后使用。
委托企业应建立完善的进出仓和仓库对账及盘点制度,并严格执行,明确货物进出仓、货权转移等单据信息的要求及办理流程,建立库存台账、定期盘点核对。加强委托企业和第三方仓库信息系统建设及对接,利用信息化工具减少信息不对称,实时查询、监控库存情况。盘点工作应事先制定计划,详细记录盘点过程,核对差异,查找原因。
企业应结合自身的生产经营情况,确定第三方仓库管理相关岗位的职责及权限,避免出现职能空缺或不相容职务未分离等现象。在此基础上,企业应建立严格的授权审批及防舞弊机制,明确授权范围、审批方式、程序等要求,防止越权审批,避免因职务之便造成舞弊。
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