仓库管理的最高境界是以最低量的库存、最快速的周转, 满足生产及客户不断变化的需求。

提到物料管理, 提到库房, 你会想到什么?是杂乱不堪的场景还是井然有序的镜头。估计很多人可能会感到有点儿头疼。尤其是对于印刷企业来说, 各种物料名目繁多, 很难见到管理得井井有条的库房。

此前, 北京日报印务责任有限公司的仓库管理一直是一个令人头疼的问题。不过, 值得骄傲的是, 我们通过实施ERP系统, 并结合ERP系统对库房进行整改, 最终赢得了一个整洁规范的库房, 抽查一些物料的存放位置, 可以达到定位100%准确。可以说, 规范的库房管理和随意的库房管理不仅展现出不同的企业风貌, 更严重影响着出入库的效率。下面我们就谈一谈物料管理需要注意的问题。

“物料”包罗万象, 客观存在, 但那只是其表现形式, 其实我们可以直接理解为:物料就是钱, 物化了的钱, 而仓库就是放钱的口袋。钱放在家里不能增值, 要通过使用或投资流动起来, 才能产生价值。同样, 物料能快速地流动起来才能创造效益。当然, 钱会丢失, 也可能被盗, 同样, 物料也可能被浪费、被损坏甚至被盗窃。种种迹象都表明仓库管理非常必要。

总体来说, 物料管理就是管理三项内容 (TQC) , 即时间、质量、成本, 这三者彼此牵连, 又相互制约。

物料管理的十大原则, 对离散型制造业具有普遍的指导意义和参考价值。1.先进先出原则5 (FIFO) :先入库的物料要优先出库。2.锁定库位原则:某物料固定摆放在某库位, 实物所摆放库位必须要与EPR系统中的一致。3.专料专用原则:不得随意挪用对应专用订单的物料。4.库存的ABC管理原则:要严格控制关键的少数和次要的多数, 也就是要严格控制好A、B两类物料。5.“六不入”原则:有送货单而没有实物的, 有实物而没有送货单或发票原件的, 来料与送货单数量、规格、型号不同的, 质量检验没有通过且没有领导签字同意使用的, 没办入库而先领用的, 送货单或发票不是原件的, 均不能办理入库手续。6.“五不发”原则:没有填领料单, 或领料单无效;领料手续不符合要求;质量不合格、规格不对、配件不齐的物料;未办理入库手续的物料, 均不能发放。7.一次性出库原则:物料出库必须准确、及时及一次性完成。8.门禁原则:出入人员需进行限制。9.日事日毕、日清日高原则:库管员要及时整理、记录、核查账目、物品, 做到日事日毕、日清日高。10.以旧换新原则:对有规定的物料, 严格按照“退旧才能换新”原则办理。

图1 通过实施ERP系统, 并结合ERP系统对库房进行整改, 北京日报印务责任有限公司拥有了一个整洁规范的库房   下载原图

针对此前库存管理存在的问题, 结合ERP信息管理系统, 我们公司明确了库存管理的目标, 制订了各项改进措施。

在物料正确的前提下, 入库时要把好三关: (1) 数量关, 入库时要点清数量; (2) 质量关, 严格对来料质量进行检验和控制; (3) 单据关, 单据不全不收, 手续不齐不办, 审核收到的单据与来料是否一致, 并及时将数据录入ERP系统。

保管物料时, 要求做到摆放科学, 确保质量, 保证安全, 以及账、卡、物相符 (数量、库位、状态必须与ERP系统一致) 。同时要及时盘点, 总结、规范物料的核销制度, 严防浪费, 消除呆料及坏账。要根据不同的生产需求, 决定具体的发料方式, 确保及时供应生产、保障销售。

严明的制度、反复的培训及立竿见影的重奖与重罚机制, 可以较好地规范仓管员的行为, 促进仓库管理的持续改善, 为ERP系统的高效运行提供了保障。

(1) 创新组织架构

成立仓库三人领导小组, 成员应由生产副总、物料部部长、仓库主管组成。三人小组是公司物料管理的最高权力机构。三人小组通过参加仓库每周例会, 到仓库现场解决问题, 对各种规章制度、岗位责任制进行审定, 对仓管员、录单员进行绩效考评, 以达到管理仓库的目的。

(2) 合理规划仓库地理位置

仓库应尽可能与生产现场相连接, 减少物料的迂回运输;仓库进出门应与电梯相连, 并规划出相应的运输通道;仓库内要留有必要的废次品存放区、物料暂存区、待验区、发货区等。另外要特别考虑安全因素, 注意通道、照明、防水、防火、防盗等安全设施的设定。仓库的办公室应设置在仓库附近, 缩短单据传递时间。

(3) 实行配料制与领料制相结合

生产性物料采用发料制, 非生产性物料采用领料制, A类物料采用发料制, C类物料采用领料制。在配料管理上, 可尝试取消各车间原有的物料仓库, 统一由工厂物料部直接管理、统一配送, 以便仓管员合理安排工作时间, 提高仓库的发料速度。

(4) 借助新技术

除了ERP系统必要的库位编码和物料编码外, 把无线射频技术引入仓库管理, 如使用带有条码扫描的手持数据终端进行数据采集, 避免人为造成单据填写、录入错误, 提高工作效率。

仓库管理的最高境界是以最低量的库存、最快速的周转, 满足生产及客户不断变化的需求。一些管理先进的企业已经引入看板, 成立仓库超市, 建立精益物流系统, 相信其将改变过去粗放式的仓库管理, 极大地提升企业的核心竞争力。